Maggie Tsui
Mitbegründer und CEO von Autoppt. Ein begeisterter Nutzer von Bürosoftware, der sich für die Verbesserung der Produktivität am Arbeitsplatz einsetzt. Ich liebe es, Tipps und Tools zu teilen, die die täglichen Aufgaben einfacher und schneller machen.
Einführung
Ein Organigramm kann bei einer Präsentation eine Menge ruhiger Arbeit leisten. Es hilft einem neuen Mitarbeiter zu verstehen, wer was macht. Es bietet Führungsteams eine klare Möglichkeit zur Darstellung der Berichtslinien. Es macht Unternehmensaktualisierungen, Vorstandsdecks, Teamübersichten und Umstrukturierungsankündigungen einfacher zu verfolgen.
Allerdings gibt es kein einheitliches “richtiges” Organigrammformat. Die beste Version hängt von der Größe des Unternehmens ab, davon, wer die Folie sehen wird, was die Präsentation bezwecken soll und wie viel Platz Sie tatsächlich haben. Ein Überblick über die Führungsebene für eine Vorstandssitzung sollte nicht genauso aussehen wie ein Organigramm, das die einzelnen Abteilungen vorstellt. Eine kompakte Startup-Hierarchie erfordert einen anderen Ansatz als ein Hierarchiediagramm für ein multinationales Unternehmen in PowerPoint.
Wenn Sie sich fragen, wie Sie ein Organigramm in PowerPoint erstellen können, ohne eine Folie voller winziger Kästchen und verworrener Linien zu erhalten, liegt der Schlüssel darin, gleichzeitig an Struktur und Lesbarkeit zu denken. PowerPoint bietet Ihnen mit SmartArt einen schnellen Startpunkt, aber es gibt Ihnen auch genügend Kontrolle, um das Layout zu verfeinern, wenn die Standardoptionen nicht ganz richtig sind.
In diesem Leitfaden gehe ich Schritt für Schritt vor und erkläre, wann ein SmartArt-Organigramm sinnvoll ist, wann eine manuelle Bearbeitung die bessere Wahl ist und wie Sie Ihr Organigramm so gestalten, dass es nicht improvisiert aussieht.
Was ist ein Organigramm, und warum sollte man eines in PowerPoint erstellen?
Ein Organigramm ist eine visuelle Darstellung der Rollen und Berichtsbeziehungen innerhalb eines Teams oder einer Organisation. In seiner einfachsten Form zeigt es, wer wem unterstellt ist. In detaillierteren Versionen kann es auch Stellenbezeichnungen, Abteilungen, Kopfbilder oder Teamgruppierungen enthalten.
Häufig muss ein Organigramm in PowerPoint erstellt werden, weil das Diagramm Teil einer umfassenderen Präsentation ist. Sie könnten ein Organigramm erstellen:
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eine Folie zur Teamvorstellung für das Onboarding
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einen Überblick über die Führung für Investoren oder Stakeholder
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eine Abteilungsstrukturfolie für eine interne Aktualisierung
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eine Zusammenfassung der Umstrukturierung für ein Management-Meeting
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eine Momentaufnahme des Unternehmens für eine Kundenpräsentation
PowerPoint ist natürlich nicht das einzige Tool, mit dem dies möglich ist, aber es ist ein praktisches Tool. Wenn Ihr Organigramm in ein Deck eingefügt werden muss, spart die Präsentation in derselben Datei Zeit und sorgt für ein einheitliches Design.
Bevor Sie beginnen: Entscheiden Sie, was das Diagramm leisten soll
Bevor Sie etwas anklicken, sollten Sie sich überlegen, was das Diagramm vermitteln soll.
Das ist der Punkt, an dem viele Menschen falsch liegen. Sie gehen davon aus, dass es das Ziel ist, alles zu zeigen. Normalerweise ist das nicht der Fall.
Eine vollständige Unternehmensstruktur kann für ein internes Personaldokument angemessen sein, ist aber selten die beste Wahl für eine einzelne Folie. Wenn Ihr Publikum nur das Führungsteam verstehen muss, zeigen Sie das Führungsteam. Wenn es um die Einarbeitung geht, sollten Sie genügend Details einfügen, um einem neuen Mitarbeiter die Orientierung zu erleichtern. Richtet sich die Folie an ein hochrangiges Publikum, konzentrieren Sie sich auf die Struktur, die für dieses Gespräch wichtig ist.
Ein paar Fragen helfen:
Wer ist die Zielgruppe?
Ein breites Mitarbeiterklientel kann von Namen und Abteilungen profitieren. Eine Zielgruppe mit Führungsaufgaben braucht vielleicht nur Funktionen und Berichtslinien.
Was ist der Zweck der Präsentation?
Die Einführung des Teams, die Überprüfung des Budgets und die Aktualisierung nach der Fusion erfordern unterschiedliche Details.
Wie viel Platz haben Sie auf der Rutsche?
Ein Diagramm, das in einem Dokument gut aussieht, kann auf einer Präsentationsfolie unlesbar werden. Der Platz ist hier kein unwichtiges Detail, sondern prägt das gesamte Design.
Wie komplex ist die Organisation?
Eine flache Teamstruktur kann gut auf eine Folie passen. Eine mehrschichtige oder matrizenartige Organisation muss möglicherweise vereinfacht oder auf mehrere Folien aufgeteilt werden.
Wenn Sie den Zweck kennen, wird der Rest der Entscheidungen viel einfacher.
Wie man ein Organigramm in PowerPoint erstellt - Schritt für Schritt
Der schnellste Weg, ein PowerPoint-Organigramm zu erstellen, ist SmartArt. Es gibt Ihnen sofort eine Hierarchiestruktur und ist ideal für einfache bis mäßig komplexe Diagramme.
Schritt 1: Öffnen Sie SmartArt und wählen Sie ein Hierarchie-Layout
Gehen Sie in PowerPoint auf Einfügen > SmartArt > Hierarchie.
Sie werden mehrere Layout-Optionen sehen. Für die meisten Benutzer, Organigramm ist die beste Ausgangsbasis. Wenn Sie Fotos einfügen möchten, Abbildung Organigramm kann funktionieren, obwohl es mehr Platz beansprucht.
Wenn Sie eine einfache Berichtsstruktur aufbauen wollen, ist dies der schnellste Weg.
Schritt 2: Text im SmartArt-Fenster eingeben
Nachdem Sie das Diagramm eingefügt haben, öffnen Sie das Text-Fenster wenn es nicht bereits sichtbar ist. Das macht die Dateneingabe viel einfacher, als wenn Sie Feld für Feld anklicken.
Geben Sie zuerst den Namen oder die Rolle für die oberste Position ein und fügen Sie dann die nächste Ebene darunter hinzu. Verwenden Sie die Hierarchieebenen, um Berichtslinien darzustellen. In SmartArt ist die Struktur in diesem Stadium wichtiger als die Gestaltung, konzentrieren Sie sich also darauf, die Beziehungen richtig zu gestalten.
Viele Leute geben sowohl den Namen als auch den Titel in jedes Feld ein. Das kann funktionieren, aber denken Sie an die Größe Ihrer Folie. In einem überfüllten Diagramm sind die Rollentitel allein möglicherweise besser lesbar als die vollständigen Namen und Titel zusammen.
Schritt 3: Hinzufügen weiterer Rollen und Berichtsbeziehungen
Verwenden Form hinzufügen mit den SmartArt-Werkzeugen, um direkte Berichte, Kollegen oder Untergebene einzufügen. PowerPoint enthält auch eine Assistentin hinzufügen die für die Unterstützung von Führungskräften nützlich ist.
Machen Sie sich zu diesem Zeitpunkt keine Sorgen, wenn das Diagramm noch unübersichtlich aussieht. Stellen Sie zunächst die richtige Hierarchie her. Die Formatierung kommt nach der Struktur.
Schritt 4: Beförderung oder Herabstufung von Rollen nach Bedarf
Wenn sich jemand auf der falschen Ebene im Diagramm befindet, verwenden Sie Fördern Sie oder herabstufen. um die Rolle in der Hierarchie nach oben oder unten zu verschieben. Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die Struktur zu korrigieren, ohne das Diagramm neu zu erstellen.
Schritt 5: Überprüfen Sie das grundlegende Layout auf der aktuellen Folie
Zoomen Sie nun heraus und betrachten Sie die gesamte Folie, nicht nur das Diagramm. Können Sie es auf einen Blick lesen? Sind die Kästchen zu eng? Gibt es zu viele Ebenen?
Dies ist der Moment, in dem Sie entscheiden, ob das SmartArt-Organigramm so funktioniert, wie es ist, oder ob Sie den Inhalt vereinfachen müssen.
Verwendung von SmartArt im Vergleich zur manuellen Anpassung
SmartArt ist nützlich, weil es schnell und konsistent ist und für Nicht-Designer entwickelt wurde. Wenn Sie eine saubere Organigramm-Vorlage für den PowerPoint-Workflow benötigen, ist dies in der Regel die beste Anlaufstelle.
Aber SmartArt ist nicht immer die Ziellinie.
Wenn SmartArt gut funktioniert
SmartArt ist eine gute Lösung, wenn:
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die Hierarchie ist ziemlich standardisiert
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Sie brauchen schnell eine Karte
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die Folie erfordert keine besondere Formatierung
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die Berichtslinien sind klar und direkt
Wenn manuelle Bearbeitung besser ist
Die manuelle Anpassung kann die bessere Option sein, wenn:
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das Diagramm ist zu komplex für das Standardlayout
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Sie benötigen ungewöhnliche Abstände oder Gruppierungen
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Sie wollen einen ausgefeilteren redaktionellen Look
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Sie müssen bestimmte Teams, Geschäftseinheiten oder Führungskräfte hervorheben
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das Diagramm muss in ein Markendeck mit genauen Formatierungsregeln passen
Ein gängiger Ansatz besteht darin, mit SmartArt zu beginnen und dann Elemente manuell zu konvertieren oder anzupassen. So erhalten Sie eine nützliche Grundlage, ohne dass Sie gezwungen sind, ein Layout zu akzeptieren, das nicht zu der Folie passt.
Wie man ein PowerPoint-Organigramm professionell aussehen lässt
Ein professionelles Diagramm ist nicht unbedingt dekorativ. Vielmehr ist sie zurückhaltend, aufgeräumt und leicht zu lesen.
Ausrichtung und Abstände konsistent halten
Wenn die Kästchen ungleichmäßig angeordnet sind, sieht das Diagramm unübersichtlich aus, auch wenn die Informationen korrekt sind. Gerade Linien, ausgewogene Abstände und eine saubere Ausrichtung tragen viel zur Optik bei.
Schriftgrößen realistisch verwenden
Schrumpfen Sie den Text nicht, bis er technisch passt. Wenn das Publikum ihn auf dem Bildschirm nicht lesen kann, passt er nicht. Dies ist einer der wichtigsten Tipps zur Gestaltung von PowerPoint-Diagrammen, die Sie sich merken sollten.
Begrenzen Sie Ihre Farbpalette
Verwenden Sie Farben zur Verdeutlichung, nicht zur Dekoration. Eine einzige Akzentfarbe für Führungsrollen oder Abteilungsgruppierungen kann hilfreich sein. Zu viele Farben erschweren die Übersichtlichkeit der Struktur.
Seien Sie konsistent mit Etiketten
Wählen Sie ein Format und bleiben Sie dabei. Wenn in einem Feld “Vizepräsident, Vertrieb” steht, sollte in einem anderen nicht “Vizepräsident des Vertriebs” stehen, es sei denn, es gibt einen guten Grund dafür. Inkonsistente Überschriften lassen das Diagramm schlampig wirken.
Bewusste Nutzung von Leerraum
Ein Organigramm muss nicht jeden Zentimeter der Folie ausfüllen. Etwas Spielraum macht die Struktur leichter verständlich.
Überlegen Sie, was am wichtigsten ist
In manchen Diagrammen sind Namen wichtig. In anderen sind die Funktionen wichtiger. In einigen Fällen sind Kopfbilder nützlich, in anderen verschwenden sie Platz. Die professionellste Wahl ist die, die dem Zweck der Folie dient.
Wann das Diagramm auf mehrere Folien aufgeteilt werden soll
Eines der deutlichsten Anzeichen dafür, dass Ihr Horoskop Hilfe braucht, ist, wenn Sie die Schrift immer wieder verkleinern müssen.
Wenn die Struktur zu groß für eine Rutsche ist, teilen Sie sie auf.
Das könnte bedeuten:
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Darstellung des Führungsteams auf einer Folie und der Abteilungen auf separaten Folien
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beginnend mit einem unternehmensweiten Überblick, dann aufgeschlüsselt nach Geschäftsbereichen
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die untergeordneten Rollen aus dem Hauptdiagramm zu entfernen und sie an anderer Stelle abzudecken
Dies ist kein Kompromiss. Es ist oft die bessere Designentscheidung. Ein vereinfachtes PowerPoint-Organigramm ist in der Regel effektiver als ein vollständiges, aber unleserliches.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Selbst ein technisch korrektes Schaubild kann scheitern, wenn die Gestaltung der Präsentation nicht stimmt. Hier sind die Fehler, die ich am häufigsten sehe.
Überfüllung der Rutsche
Der Versuch, es allen gleichzeitig zu zeigen, ist der schnellste Weg, den Überblick zu verlieren.
Unklare Berichtslinien
Wenn die Betrachter die Linien sorgfältig nachzeichnen müssen, um die Struktur zu verstehen, muss das Diagramm überarbeitet werden.
Inkonsistente Formatierung
Gemischte Schriftarten, ungleiche Kastengrößen und unregelmäßige Abstände schwächen die Glaubwürdigkeit.
Zu viel Dekoration
Starke Ränder, helle Füllungen, Farbverläufe und zusätzliche Symbole können von der Struktur ablenken.
Für jede Situation die gleiche Tabelle verwenden
Ein Diagramm für das interne Teammanagement sollte nicht automatisch zu einem Diagramm für eine Vorstandspräsentation werden. Das Format sollte die Zielgruppe und den Zweck widerspiegeln.
Alternativen: Vorlagen und bereits vorhandene Organigramme
Wenn Sie nicht bei Null anfangen möchten, können Sie mit einer PowerPoint-Vorlage für ein Organigramm beginnen oder ein bereits vorhandenes Organigramm aus einem früheren Deck bearbeiten. Das kann Zeit sparen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen bereits ein Standardformat hat.
Achten Sie nur darauf, dass Sie nicht alte Formatierungsprobleme oder eine veraltete Hierarchielogik übernehmen. Vorlagen sind hilfreiche Ausgangspunkte, keine automatischen Lösungen.
Wenn Sie überlegen, wie Sie ein Organigramm für eine neue Zielgruppe erstellen können, ist es oft schneller, ein bestehendes Organigramm zu vereinfachen, als das gesamte Organigramm neu zu erstellen. Dennoch sollten Sie die Struktur mit neuen Augen betrachten. Was in einer Präsentation funktioniert hat, funktioniert vielleicht in einer anderen nicht.
Abschluss
Bei der Erstellung eines Organigramms in PowerPoint geht es zum Teil um die Technik und zum Teil um die Beurteilung. Ja, Sie müssen wissen, wo sich SmartArt befindet und wie man Berichtsebenen hinzufügt. Aber die größere Kunst besteht darin, zu wissen, was das Diagramm enthalten sollte, was man weglassen sollte und wie man die Struktur auf einer Folie lesbar macht.
Das beste PowerPoint-Organigramm ist nicht immer das größte oder das detaillierteste. Es ist dasjenige, das zum Unternehmen, zum Publikum, zum Zweck der Präsentation und zum verfügbaren Platz passt. Beginnen Sie mit einer klaren Hierarchie, verwenden Sie SmartArt, wenn es hilfreich ist, passen Sie es an, wenn die Folie es erfordert, und halten Sie das Design so übersichtlich, dass die Teilnehmer es schnell verstehen.
Wenn Sie so vorgehen, wird Ihr Organigramm das tun, was es tun soll: das Verständnis der Organisation erleichtern, nicht erschweren.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich am schnellsten ein Organigramm in PowerPoint erstellen?
Die schnellste Methode ist in der Regel SmartArt. Gehe zu Einfügen > SmartArt > Hierarchie, Wählen Sie dann ein Organigramm-Layout aus und geben Sie Ihre Rollen in den Textbereich ein.
Kann ich ein PowerPoint-Organigramm ohne SmartArt erstellen?
Ja. Sie können sie manuell mit Formen, Textrahmen und Verbindungslinien erstellen. Auf diese Weise erhalten Sie mehr Kontrolle über das Layout, was bei komplexen oder stark gebrandeten Präsentationen nützlich sein kann.
Wann sollte ich ein Organigramm auf mehrere Folien aufteilen?
Teilen Sie das Diagramm, wenn der Text zu klein wird, die Berichtslinien schwer zu verfolgen sind oder die Folie mehr Details zeigt, als das Publikum tatsächlich braucht.
Soll ich die Namen der Mitarbeiter, die Berufsbezeichnung oder beides angeben?
Das hängt vom Zweck des Diagramms ab. Beim Onboarding oder bei der Vorstellung des Teams können beide nützlich sein. Für Zusammenfassungen von Führungskräften oder bei begrenztem Platz auf den Folien kann die Stellenbezeichnung allein ausreichen.
Ist SmartArt gut genug für eine professionelle Präsentation?
Oft, ja. Ein SmartArt-Organigramm eignet sich gut für viele Geschäftspräsentationen. Aber bei komplexeren Strukturen oder raffinierteren Designanforderungen kann eine manuelle Anpassung ein saubereres Ergebnis liefern.
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