Maggie Tsui
Autoppt 共同創辦人暨執行長。身為辦公室軟體愛好者，致力提升職場生產力。熱衷分享能讓日常任務更輕鬆、更高效的訣竅與工具。.
介紹
組織架構圖可以在簡報中發揮很大的作用。它可以幫助新員工瞭解誰做什麼。它為領導團隊提供了一種簡潔的方式來顯示報告關係。它讓公司更新、董事會報告、團隊總覽和重組公告更容易理解。.
儘管如此，並沒有單一「正確」的組織圖格式。最佳版本取決於公司規模、誰會看到幻燈片、簡報的目的，以及您實際擁有的空間。董事會會議的領導階層概觀與逐個部門的入職圖不應該看起來一樣。在 PowerPoint 中，精簡的新創公司階層架構需要採用與跨國公司階層架構圖不同的方式。.
如果您想知道如何在 PowerPoint 中建立組織架構圖，而不會讓幻燈片充滿細小的方塊和糾纏不清的線條，關鍵是要同時考慮結構和可讀性。PowerPoint 透過 SmartArt 為您提供了一個快速的起點，但它也提供了足夠的控制功能，讓您在預設選項不太合適時，可以精細排版。.
在本指南中，我將逐步介紹使用 SmartArt org 圖表的過程，解釋何時使用 SmartArt org 圖表才有意義，何時手動編輯是更好的選擇，以及如何使您的圖表看起來精煉而非即興。.
什麼是組織圖，為什麼要在 PowerPoint 中建立組織圖？
組織架構圖是一個團隊或組織內部角色和報告關係的視覺地圖。最簡單來說，它顯示了誰向誰報告。在更詳細的版本中，它還可能包括職稱、部門、頭像或團隊組合。.
人們經常需要在 PowerPoint 中建立組織圖，因為組織圖是更廣泛的簡報的一部分。您可能正在建立
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團隊入職介紹幻燈片
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針對投資人或利害關係人的領導力概述
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內部更新的部門結構幻燈片
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管理會議的重組摘要
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用於客戶簡報的公司快照
當然，PowerPoint 並不是唯一能做到這一點的工具，但它是一種實用的工具。如果您的組織結構圖需要放在工作表內，將其呈現在同一個檔案中可節省時間，並保持設計的一致性。.
開始之前：決定圖表需要做什麼
在點選任何東西之前，請先決定圖表要傳達的訊息。.
這是許多人出錯的地方。他們以為目標是展示所有東西。通常不是這樣的。.
完整的企業架構可能適合內部人力資源文件，但很少是單張幻燈片的最佳選擇。如果您的受眾只需要瞭解領導團隊，那就展示領導團隊。如果目的是入職，則應包含足夠的細節來幫助新員工自我定位。如果幻燈片的對象是資深受眾，則應著重於與該對話有關的結構。.
幾個問題可以幫到您：
誰是觀眾？
廣大的員工受眾可能會從名稱和部門中獲益。行政人員的受眾可能只需要職能和匯報關係。.
簡報的目的是什麼？
團隊介紹、預算審查和合併後更新都需要不同程度的細節。.
您有多少滑梯空間？
在文件中看起來不錯的圖表，在簡報幻燈片上可能會變得難以閱讀。在此，空間並不是次要的細節，它會影響整個設計。.
組織有多複雜？
扁平化的團隊結構可以整齊地放在一張幻燈片上。分層或矩陣式組織可能需要簡化或分成多張幻燈片。.
一旦您知道目的，其餘的決定就會變得容易得多。.
如何在 PowerPoint 中逐步建立組織圖
使用 SmartArt 製作 PowerPoint 組織圖是最快速的方法。它可以立即為您提供層次結構，非常適合製作簡單至中等複雜程度的圖表。.
步驟 1：開啟 SmartArt 並選擇層次佈局
在 PowerPoint 中，移至 插入 > 智慧藝術 > 等級制度.
您會看到多個版面選項。對大多數使用者而言、, 組織架構圖 是最好的起點。如果您想包含照片、, 圖片組織圖 也可以使用，不過會佔用較多空間。.
如果您要建立直接的報表結構，這是最快的路徑。.
步驟 2：在 SmartArt 窗格中輸入文字
插入圖表後，開啟 文字窗格 如果尚未顯現，則輸入。這使資料輸入比一個方塊一個方塊地點擊容易得多。.
先輸入最高層級職位的名稱或角色，然後在其下方新增下一個層級。使用階層等級來表示報告線。在 SmartArt 中，在此階段結構比造型更重要，因此請專注於正確的關係。.
許多人都會在每個方塊中輸入姓名和標題。這也是可行的，但請記住您的幻燈片尺寸。在擁擠的圖表中，單獨輸入角色名稱可能會比同時輸入全名和職稱更容易閱讀。.
步驟 3：新增更多角色和報告關係
使用 新增形狀 從 SmartArt 工具插入直接報告、同儕或下屬。PowerPoint 還包含一個 新增助理 選項，這對執行支援角色非常有用。.
此時，不要擔心圖表是否看起來還是很普通。首先要正確設定層次。格式化在結構之後。.
步驟 4：必要時升級或降級角色
如果有人坐在圖表中錯誤的層級，請使用 推廣 或者 降級 來將角色上移或下移。這是不用重建圖表就能修復結構的最簡單方法之一。.
步驟 5：檢閱實際幻燈片上的基本佈局
現在放大並查看完整的投影片，而不只是圖表。您能一目了然嗎？方塊是否狹小？層次是否太多？
這時候您要決定 SmartArt org 圖表是否能維持原狀，還是需要簡化內容。.
使用 SmartArt 與手動自訂
SmartArt 非常有用，因為它快速、一致，而且是專為非設計師打造的。如果您需要簡潔的組織圖範本 PowerPoint 工作流程，它通常是最佳的起點。.
但 SmartArt 並不總是終點。.
SmartArt 運作良好時
SmartArt 適用於下列情況：
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層級結構相當標準
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您需要一個快速的圖表
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幻燈片不需要特殊格式
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報告線簡潔直接
何時手動編輯較佳
在下列情況下，手動自訂可能是更好的選擇：
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圖表對預設版面而言太複雜
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您需要不尋常的間距或組合
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您想要更精緻的編輯造型
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您需要強調特定團隊、業務單位或領導人
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圖表必須符合具有精確格式規則的品牌甲板
常用的方法是先使用 SmartArt，然後再手動轉換或調整元素。這樣既能提供有用的基礎，又不會強迫您接受不適合幻燈片的版面。.
如何讓 PowerPoint 組織圖看起來更專業
專業的圖表不一定是裝飾性的。更多的時候，它是內斂、整齊、易讀的。.
保持對齊和間距一致
如果方塊間距不均勻，即使資訊正確，圖表看起來也會很凌亂。直線、均衡的間距和乾淨的對齊方式可以做很多視覺上的工作。.
實際使用字型大小
不要縮小文字，直到技術上適合為止。如果觀眾無法在螢幕上閱讀，就表示不適合。這是要記住的最重要的 PowerPoint 圖表設計訣竅之一。.
限制您的調色板
使用顏色來闡明，而不是裝飾。對於領導角色或部門群組，單一的強調顏色可能會有所幫助。過多的顏色會使結構更難掃描。.
標籤要一致
選擇一種格式並堅持使用。如果一個方格寫著「銷售副總裁」，另一個方格就不應該寫著「銷售副總裁」，除非有充分的理由。不一致的標題會讓圖表感覺草率。.
刻意使用空白區域
組織架構圖不需要填滿幻燈片的每一寸。留出一些空間會讓架構更容易理解。.
想想什麼是最重要的
在某些圖表中，名稱很重要。在其他圖表中，功能更重要。在某些情況下，頭像很有用；在其他情況下，頭像則浪費空間。最專業的選擇就是能達到幻燈片的目的。.
何時在多張幻燈片上分割圖表
當您發現自己一再縮小字體時，就是您的圖表需要幫助的最明顯的跡象之一。.
如果結構對於一張幻燈片來說太大，請分割它。.
這可能意味著
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在一張幻燈片上顯示執行團隊，而在不同的幻燈片上顯示部門
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從全公司概觀開始，再深入業務單位
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將較低階層的角色從主要圖表中移除，並在其他地方加以涵蓋
這並非妥協。它通常是更好的設計決定。簡化的 PowerPoint 組織圖通常比完整但難以閱讀的組織圖更有效。.
應避免的常見錯誤
即使是技術上正確的圖表，如果呈現設計有誤，也可能會失敗。以下是我最常見到的錯誤。.
滑梯過度擁擠
試著同時向所有人展示是失去清晰度的最快方法。.
報告線不清楚
如果觀眾必須仔細描線才能瞭解結構，那麼圖表就需要修改。.
格式不一致
混合字型、不均勻的方塊大小以及不規則的間距會削弱可信度。.
太多裝飾
厚重的邊框、鮮豔的填充、漸層和額外的圖示，都會分散結構的注意力。.
在各種情況下使用相同的圖表
用於內部團隊管理的圖表不應自動變成用於董事會簡報的圖表。圖表格式應該反映受眾和目的。.
替代方案：範本和現有組織圖
如果您不想從頭開始，可以從組織結構圖範本 PowerPoint 排版開始，或編輯之前演示文稿中的現有圖表。這樣可以節省時間，尤其是如果您的公司已經有了標準格式。.
只要小心不要繼承舊有的格式問題或過時的層次邏輯即可。範本是有用的起點，而不是自動的解決方案。.
如果您正在琢磨如何為新的受眾製作一個組織圖，那麼簡化現有的組織圖往往比重建整個組織圖更快。不過，還是要用新的眼光來審視結構。在某個簡報中行之有效的結構，在另一個簡報中可能行不通。.
結論
學習如何在 PowerPoint 中建立組織結構圖，部分是關於技巧，部分是關於判斷。是的，您需要知道 SmartArt 的位置以及如何添加報告層級。但更重要的技巧是知道圖表應該包含什麼、不應該包含什麼，以及如何使結構在幻燈片上清晰易讀。.
最好的 PowerPoint 組織架構圖並不總是最大或最詳細的。適合公司、觀眾、簡報目的和可用空間的才是最好的。從明確的層級結構開始，在有幫助時使用 SmartArt，在幻燈片需要時進行自訂，並保持簡潔的設計，讓人們能夠快速理解。.
如果您以這種方式來處理，您的圖表就會達到它應該達到的效果：讓組織更容易理解，而不是更難理解。.
常問問題
在 PowerPoint 中建立組織圖的最快方法是什麼？
最快的方法通常是 SmartArt。前往 插入 > 智慧藝術 > 等級制度, 然後選擇組織圖佈局，並在文字窗格中輸入您的角色。.
我可以在沒有 SmartArt 的情況下建立 PowerPoint 組織圖嗎？
您可以使用圖形、文字方塊和連接線手動建立一個。這種方法可以讓您控制更多的版面，對於複雜或大量使用品牌的簡報來說很有用。.
何時應該將組織圖分割成多張投影片？
當文字變得太小、報告線很難跟上，或是幻燈片想要顯示的細節超過觀眾的實際需求時，請將圖表分割。.
我應該包含員工姓名、職稱，還是兩者都要包含？
這取決於圖表的用途。對於入職或團隊介紹，兩者都可能有用。對於執行摘要或有限的幻燈片空間，僅使用職稱可能就夠了。.
SmartArt 對於專業簡報來說夠好嗎？
通常是的。SmartArt org 圖表對許多商業簡報來說都很好用。但對於更複雜的結構或更精細的設計需求，手動自訂可以產生更乾淨的結果。.
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