Maggie Tsui
Соучредитель, генеральный директор Autoppt. Энтузиаст офисного программного обеспечения, стремящийся повысить производительность труда на рабочем месте. Мне нравится делиться советами и инструментами, которые упрощают и ускоряют выполнение повседневных задач.
Введение
Оргсхема может сделать много спокойной работы в презентации. Она помогает новому сотруднику понять, кто чем занимается. Она дает командам руководителей чистый способ показать линии подчинения. С ее помощью легче следить за обновлениями компании, советами директоров, обзорами команд и объявлениями о реструктуризации.
При этом единого “правильного” формата оргсхемы не существует. Лучший вариант зависит от размера компании, от того, кто будет видеть слайд, от того, какую цель преследует презентация, и от того, сколько места у вас есть. Обзор руководства для заседания совета директоров не должен выглядеть так же, как диаграмма введения в должность сотрудников каждого отдела. Иерархия компактного стартапа потребует иного подхода, чем иерархическая диаграмма многонациональной компании в PowerPoint.
Если вы задаетесь вопросом, как создать оргсхему в PowerPoint, не получив в итоге слайд, полный крошечных квадратиков и запутанных линий, главное - думать о структуре и читабельности одновременно. PowerPoint дает вам быструю отправную точку через SmartArt, но он также дает вам достаточно контроля, чтобы уточнить макет, когда варианты по умолчанию не совсем подходят.
В этом руководстве я расскажу о пошаговом процессе, объясню, в каких случаях имеет смысл использовать оргсхему SmartArt, когда лучше использовать ручное редактирование, и как сделать так, чтобы ваша схема выглядела не импровизированной, а отполированной.
Что такое оргсхема и зачем ее строить в PowerPoint?
Оргсхема - это визуальная карта ролей и отношений подчинения в команде или организации. В самом простом варианте она показывает, кто кому подчиняется. В более подробных версиях она может также включать названия должностей, отделов, фотографии руководителей или группы сотрудников.
Людям часто нужно создать организационную диаграмму в PowerPoint, потому что диаграмма является частью более широкой презентации. Возможно, вы создаете:
-
слайд для знакомства с командой при вступлении в должность
-
обзор руководства для инвесторов или заинтересованных сторон
-
слайд со структурой отдела для внутреннего обновления
-
резюме реорганизации для совещания руководства
-
обзор компании для презентации клиенту
PowerPoint, конечно, не единственный инструмент, который может это сделать, но это практичный вариант. Если ваша оргсхема должна находиться внутри колоды, представление ее в одном файле сэкономит время и сохранит единообразие дизайна.
Прежде чем начать: Определите, что должна делать диаграмма
Прежде чем нажимать на кнопку, решите, что должна передать диаграмма.
Именно здесь многие ошибаются. Они полагают, что цель - показать все. Обычно это не так.
Полная структура предприятия может быть уместна для внутреннего HR-документа, но для одного слайда она редко является лучшим выбором. Если вашей аудитории нужно понять только команду руководителей, покажите команду руководителей. Если цель - введение в должность, включите достаточно деталей, чтобы помочь новому сотруднику сориентироваться. Если слайд предназначен для старшей аудитории, сосредоточьтесь на структуре, которая важна для этого разговора.
Несколько вопросов помогут:
Кто является аудиторией?
Широкой аудитории сотрудников могут быть полезны названия и отделы. Руководящей аудитории могут понадобиться только функции и подчиненные.
Какова цель презентации?
Представление команды, обзор бюджета и обновление после слияния требуют разного уровня детализации.
Сколько у вас места для горки?
Диаграмма, которая прекрасно смотрится в документе, может стать нечитаемой на слайде презентации. Пространство здесь не второстепенная деталь, оно определяет весь дизайн.
Насколько сложна организация?
Плоская структура команды может уместиться на одном слайде. Многоуровневую или матричную организацию, возможно, придется упростить или разбить на несколько слайдов.
Как только вы узнаете цель, остальные решения станут намного проще.
Как создать оргсхему в PowerPoint шаг за шагом
Самый быстрый способ сделать оргсхему в PowerPoint - это SmartArt. Он сразу же создает иерархическую структуру и идеально подходит для простых и умеренно сложных диаграмм.
Шаг 1: Откройте SmartArt и выберите макет иерархии
В PowerPoint перейдите в раздел Вставлять > SmartArt > Иерархия.
Вы увидите несколько вариантов оформления. Для большинства пользователей, Схема организации это лучшая отправная точка. Если вы хотите включить фотографии, Изображение Организационная схема может работать, хотя и займет больше места.
Если вы создаете простую структуру отчетности, это самый быстрый путь.
Шаг 2: Введите текст на панели SmartArt
После вставки диаграммы откройте Текстовая панель если он еще не виден. Это значительно упрощает ввод данных, чем щелкать по ячейке за ячейкой.
Сначала введите имя или роль для должности верхнего уровня, а затем добавьте следующий уровень под ней. Используйте уровни иерархии для представления линий отчетности. В SmartArt на этом этапе структура важнее стиля, поэтому сосредоточьтесь на правильном построении связей.
Многие вводят в каждое поле и имя, и название. Это может сработать, но не забывайте о размере слайда. На переполненной диаграмме одни названия ролей могут быть более читабельными, чем полные имена и названия вместе.
Шаг 3: Добавьте новые роли и отношения отчетности
Использовать Добавить форму С помощью инструментов SmartArt вставляйте прямые отчеты, коллег или подчиненных. PowerPoint также включает в себя Добавить помощника опция, которая полезна для исполнительных ролей поддержки.
На этом этапе не беспокойтесь, если график все еще выглядит простовато. Сначала выстройте правильную иерархию. Форматирование идет после структуры.
Шаг 4: Продвигайте или понижайте роли по мере необходимости
Если кто-то сидит на неправильном уровне графика, используйте Продвигайте или Уволить чтобы переместить роль вверх или вниз по иерархии. Это один из самых простых способов исправить структуру, не перестраивая диаграмму.
Шаг 5: Рассмотрите основной макет на реальном слайде
Теперь увеличьте масштаб и посмотрите на весь слайд, а не только на график. Можете ли вы прочитать его с первого взгляда? Не тесноваты ли поля? Не слишком ли много уровней?
В этот момент нужно решить, работает ли оргсхема SmartArt как есть или нужно упростить ее содержимое.
Использование SmartArt против ручной настройки
SmartArt полезен, потому что он быстрый, последовательный и создан для недизайнеров. Если вам нужен чистый оргсхема шаблон PowerPoint рабочего процесса, это, как правило, лучшее место, чтобы начать.
Но SmartArt - это не всегда финишная прямая.
Когда SmartArt работает хорошо
SmartArt хорошо подходит для тех случаев, когда:
-
иерархия достаточно стандартна
-
вам нужен график быстро
-
слайд не требует необычного форматирования
-
чистая и прямая система подчинения
Когда ручное редактирование лучше
Ручная настройка может быть лучшим вариантом, если:
-
График слишком сложен для стандартного макета
-
вам нужны необычные интервалы или группировки
-
вам нужен более отточенный редакционный образ
-
вам нужно выделить конкретные команды, подразделения или руководителей
-
график должен вписываться в фирменную колоду с точными правилами форматирования
Общий подход заключается в том, чтобы начать со SmartArt, а затем преобразовывать или корректировать элементы вручную. Это дает полезную основу, не заставляя вас принимать макет, который не подходит для слайда.
Как сделать оргсхему в PowerPoint профессиональной
Профессиональный график не обязательно декоративен. Чаще всего она сдержанна, аккуратна и легко читаема.
Соблюдайте согласованность выравнивания и интервалов
Если ячейки расположены неравномерно, график будет выглядеть беспорядочно, даже если информация в нем верна. Прямые линии, сбалансированные интервалы и четкое выравнивание выполняют большую визуальную работу.
Реалистично используйте размер шрифта
Не уменьшайте текст до тех пор, пока он технически не поместится. Если аудитория не может прочитать его на экране, значит, он не подходит. Это один из самых важных советов по оформлению диаграмм в PowerPoint, который необходимо запомнить.
Ограничьте цветовую палитру
Используйте цвет для уточнения, а не для украшения. Один акцентный цвет для обозначения руководящих ролей или групп отделов может быть полезен. Слишком много цветов затрудняют сканирование структуры.
Будьте последовательны в этикетках
Выберите формат и придерживайтесь его. Если в одной графе написано “вице-президент по продажам”, в другой не следует писать “вице-президент по продажам”, если на то нет веских причин. Непоследовательные заголовки создают ощущение неряшливости.
Используйте белое пространство осознанно
Оргсхема не должна заполнять каждый сантиметр слайда. Некоторое пространство для дыхания облегчает понимание структуры.
Подумайте, что важнее всего
В некоторых таблицах имена имеют значение. В других - большее значение имеют функции. В одних случаях снимки головы полезны, в других - занимают лишнее место. Наиболее профессиональный выбор - это тот, который служит целям слайда.
Когда следует разделить диаграмму на несколько слайдов
Один из самых явных признаков того, что вашей таблице нужна помощь, - это когда вы снова и снова уменьшаете шрифт.
Если конструкция слишком велика для одного слайда, разделите ее на части.
Это может означать:
-
представление команды руководителей на одном слайде, а отделов - на отдельных слайдах
-
начиная с общего обзора компании и заканчивая описанием бизнес-подразделений
-
удаление ролей более низкого уровня из основной схемы и освещение их в других местах
Это не компромисс. Часто это лучшее дизайнерское решение. Упрощенная организационная схема в PowerPoint обычно более эффективна, чем полная, но нечитаемая.
Распространенные ошибки, которых следует избегать
Даже технически правильная диаграмма может оказаться неудачной, если дизайн презентации не соответствует действительности. Вот ошибки, которые я вижу чаще всего.
Переполненная горка
Попытка показать все и сразу - самый быстрый способ потерять ясность.
Нечеткая система отчетности
Если зрителям приходится тщательно обводить линии, чтобы понять структуру, график нуждается в пересмотре.
Непоследовательное форматирование
Смешанные шрифты, неравномерные размеры полей и неравномерные интервалы ослабляют доверие.
Слишком много декора
Тяжелые границы, яркие заливки, градиенты и лишние иконки могут отвлекать от структуры.
Использование одного и того же графика для каждой ситуации
Диаграмма для внутреннего управления командой не должна автоматически превращаться в диаграмму для презентации на совете директоров. Формат должен отражать аудиторию и цель.
Альтернативы: Шаблоны и существующие оргсхемы
Если вы не хотите начинать с нуля, начните с шаблона оргсхемы PowerPoint или отредактируйте существующую схему из предыдущей колоды. Это может сэкономить время, особенно если у вашей компании уже есть стандартный формат.
Только будьте осторожны, чтобы не унаследовать старые проблемы с форматированием или устаревшую логику иерархии. Шаблоны - это полезные отправные точки, а не автоматические решения.
Если вы придумываете, как сделать оргсхему для новой аудитории, зачастую быстрее упростить существующую схему, чем переделывать ее целиком. И все же пересмотрите структуру свежим взглядом. То, что сработало в одной презентации, может не сработать в другой.
Заключение
Обучение созданию оргсхемы в PowerPoint - это отчасти механика, а отчасти суждение. Да, вам нужно знать, где находится SmartArt и как добавить уровни отчетности. Но более важным навыком является понимание того, что диаграмма должна включать, что не включать и как сделать структуру читаемой на слайде.
Лучшая оргсхема PowerPoint не всегда самая большая или самая подробная. Она соответствует компании, аудитории, цели презентации и имеющемуся пространству. Начните с четкой иерархии, используйте SmartArt, когда он помогает, настраивайте, когда этого требует слайд, и сохраняйте дизайн достаточно чистым, чтобы люди быстро его поняли.
При таком подходе ваша диаграмма будет делать то, что должна: облегчать понимание организации, а не усложнять ее.
Часто задаваемые вопросы
Какой самый быстрый способ создания оргсхемы в PowerPoint?
Самым быстрым способом обычно является SmartArt. Перейдите к Вставлять > SmartArt > Иерархия, Затем выберите схему организационной диаграммы и введите свои роли в текстовой панели.
Можно ли создать оргсхему в PowerPoint без SmartArt?
Да. Вы можете создать его вручную, используя фигуры, текстовые поля и соединительные линии. Такой подход дает больше возможностей для управления макетом, что может быть полезно для сложных или сильно брендированных презентаций.
Когда следует разделить оргсхему на несколько слайдов?
Разделите диаграмму, когда текст становится слишком мелким, за линиями отчетности трудно следить или слайд пытается показать больше деталей, чем нужно аудитории.
Нужно ли указывать имена сотрудников, названия должностей или и то, и другое?
Это зависит от цели диаграммы. При введении в должность или знакомстве с командой могут быть полезны оба варианта. Для резюме руководителей или ограниченного пространства слайдов может быть достаточно одних названий должностей.
Достаточно ли SmartArt для профессиональной презентации?
Часто - да. Оргсхема SmartArt хорошо подходит для многих бизнес-презентаций. Но для более сложных структур или более изысканного дизайна ручная настройка может дать более чистый результат.
Создавайте презентации без забот с помощью АвтоPPT . Быстро превращайте свои идеи в слайды, сохраняя их 100% твой!
О АвтоPPT: Простой в использовании инструмент искусственного интеллекта для студентов и профессионалов. Сгенерировать редактируемый слайды, персонализируйте дизайн и сосредоточьтесь на самом важном — ваших уникальных идеях.
Autoppt: создайте презентации за 1 минуту!
Начать бесплатный маршрут сейчас