Maggie Tsui
المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة Autoppt. متحمس لبرامج المكاتب وملتزم بتحسين الإنتاجية في مكان العمل. أحب مشاركة النصائح والأدوات التي تجعل المهام اليومية أسهل وأسرع.
مقدمة
يمكن أن يقوم المخطط التنظيمي بالكثير من العمل الهادئ في العرض التقديمي. فهو يساعد الموظف الجديد على فهم من يقوم بماذا. ويمنح فرق القيادة طريقة واضحة لإظهار خطوط التقارير. يجعل من السهل متابعة تحديثات الشركة ومخططات مجلس الإدارة والنظرات العامة للفريق وإعلانات إعادة الهيكلة.
ومع ذلك، لا يوجد تنسيق واحد “صحيح” للمخطط التنظيمي. تعتمد أفضل نسخة على حجم الشركة، ومن سيرى الشريحة، وما يحاول العرض التقديمي القيام به، ومقدار المساحة المتوفرة لديك بالفعل. لا ينبغي أن تبدو النظرة العامة للقيادة لاجتماع مجلس الإدارة بنفس شكل المخطط التنظيمي لكل قسم على حدة. سيحتاج التسلسل الهرمي للشركات الناشئة المدمجة إلى نهج مختلف عن مخطط التسلسل الهرمي لشركة متعددة الجنسيات في PowerPoint.
إذا كنت تتساءل عن كيفية إنشاء مخطط هيكلي في PowerPoint دون أن ينتهي بك الأمر بشريحة مليئة بالمربعات الصغيرة والخطوط المتشابكة، فإن المفتاح هو التفكير في الهيكل وسهولة القراءة في نفس الوقت. يمنحك PowerPoint نقطة بداية سريعة من خلال SmartArt، ولكنه يمنحك أيضًا تحكمًا كافيًا لتحسين التخطيط عندما لا تكون الخيارات الافتراضية مناسبة تمامًا.
في هذا الدليل، سأتناول في هذا الدليل العملية خطوة بخطوة، وسأشرح متى يكون المخطط التنظيمي SmartArt منطقيًا، ومتى يكون التحرير اليدوي هو الخيار الأفضل، وكيفية جعل المخطط يبدو مصقولاً بدلاً من أن يكون مرتجلاً.
ما هو المخطط الهيكلي التنظيمي، ولماذا إنشاء واحد في PowerPoint؟
المخطط التنظيمي هو خريطة مرئية للأدوار وعلاقات الإبلاغ داخل الفريق أو المؤسسة. في أبسط صوره، يُظهر من يرفع تقاريره إلى من. في الإصدارات الأكثر تفصيلاً، قد يتضمن أيضًا المسميات الوظيفية أو الأقسام أو الرؤساء أو مجموعات الفريق.
غالبًا ما يحتاج الأشخاص إلى إنشاء مخطط تنظيمي في PowerPoint لأن المخطط جزء من عرض تقديمي أوسع. قد تقوم بإنشاء
-
شريحة تعريفية بالفريق من أجل التأهيل
-
لمحة عامة عن القيادة للمستثمرين أو أصحاب المصلحة
-
شريحة هيكل القسم للتحديث الداخلي
-
ملخص إعادة التنظيم لاجتماع الإدارة
-
لمحة عن الشركة لعرض تقديمي للعميل
ليس PowerPoint هو الأداة الوحيدة التي يمكنها القيام بذلك بالطبع، ولكنه أداة عملية. إذا كان المخطط التنظيمي الخاص بك يحتاج إلى التواجد داخل ملف، فإن تقديمه في نفس الملف يوفر الوقت ويحافظ على اتساق التصميم.
قبل أن تبدأ: حدد ما يجب أن يفعله المخطط البياني
قبل أن تنقر على أي شيء، حدد ما المقصود بالرسم البياني لإيصاله.
هذا هو المكان الذي يخطئ فيه الكثير من الناس. فهم يفترضون أن الهدف هو إظهار كل شيء. وعادة لا يكون الأمر كذلك.
قد يكون الهيكل المؤسسي الكامل للمؤسسة مناسبًا لوثيقة موارد بشرية داخلية، ولكنه نادرًا ما يكون الخيار الأفضل لشريحة واحدة. إذا كان جمهورك يحتاج فقط إلى فهم فريق القيادة، اعرض فريق القيادة. إذا كان الغرض هو التهيئة، فقم بتضمين تفاصيل كافية لمساعدة الموظف الجديد على توجيه نفسه. أما إذا كانت الشريحة لجمهور كبير، فركز على الهيكلية التي تهم تلك المحادثة.
تساعدك بعض الأسئلة
من هو الجمهور؟
قد يستفيد الجمهور العريض من الموظفين من الأسماء والإدارات. وقد يحتاج الجمهور التنفيذي إلى الوظائف وخطوط الإبلاغ فقط.
ما هو الغرض من العرض التقديمي؟
يتطلب كل من مقدمة الفريق ومراجعة الميزانية وتحديث ما بعد الاندماج مستويات مختلفة من التفاصيل.
ما مقدار مساحة الشريحة التي لديك؟
المخطط الذي يبدو جيدًا في مستند قد يصبح غير قابل للقراءة على شريحة عرض تقديمي. المساحة ليست تفصيلاً بسيطاً هنا؛ فهي تشكل التصميم بأكمله.
ما مدى تعقيد المنظمة؟
قد يتناسب هيكل الفريق المسطح مع شريحة واحدة. وقد يحتاج التنظيم الطبقي أو المصفوفي إلى تبسيطه أو تقسيمه إلى شرائح متعددة.
بمجرد معرفة الغرض، تصبح بقية القرارات أسهل بكثير.
كيفية إنشاء مخطط هيكلي في PowerPoint خطوة بخطوة
أسرع طريقة لإنشاء مخطط تنظيمي في PowerPoint هي باستخدام SmartArt. فهو يمنحك هيكلًا هرميًا على الفور وهو مثالي للمخططات البسيطة إلى المعقدة بشكل معتدل.
الخطوة 1: افتح SmartArt واختر تخطيط التسلسل الهرمي
في PowerPoint، انتقل إلى إدراج > سمارت آرت > تَسَلسُل.
سترى العديد من خيارات التخطيط. لمعظم المستخدمين, الهيكل التنظيمي هي أفضل نقطة بداية. إذا كنت ترغب في تضمين الصور, المخطط التنظيمي للصور قد تعمل، على الرغم من أنها قد تشغل مساحة أكبر.
إذا كنت تقوم ببناء هيكل تقارير مباشر، فهذا هو الطريق الأسرع.
الخطوة 2: أدخل نصًا في جزء الرسم الذكي
بعد إدراج الرسم البياني، افتح ملف جزء النص إذا لم تكن مرئية بالفعل. هذا يجعل إدخال البيانات أسهل بكثير من النقر فوق مربع تلو الآخر.
اكتب الاسم أو الدور للوظيفة ذات المستوى الأعلى أولاً، ثم أضف المستوى التالي أسفله. استخدم مستويات التسلسل الهرمي لتمثيل خطوط التقارير. في SmartArt، يكون الهيكل أكثر أهمية من التصميم في هذه المرحلة، لذا ركز على جعل العلاقات صحيحة.
يقوم العديد من الأشخاص بإدخال الاسم والعنوان في كل مربع. يمكن أن ينجح ذلك، ولكن ضع في اعتبارك حجم الشريحة. في الرسم البياني المزدحم، قد تكون عناوين الأدوار وحدها أكثر قابلية للقراءة من الأسماء الكاملة والألقاب معًا.
الخطوة 3: إضافة المزيد من الأدوار وعلاقات الإبلاغ
يستخدم إضافة شكل من أدوات SmartArt لإدراج التقارير المباشرة أو الأقران أو المرؤوسين. يتضمن PowerPoint أيضًا إضافة مساعد وهو خيار مفيد لأدوار الدعم التنفيذي.
في هذه المرحلة، لا تقلق إذا كان المخطط لا يزال يبدو عاديًا. قم أولاً بتصحيح التسلسل الهرمي. يأتي التنسيق بعد الهيكل.
الخطوة 4: ترقية الأدوار أو تخفيض رتبتها حسب الحاجة
إذا كان شخص ما يجلس في المستوى الخطأ في المخطط، استخدم الترويج أو تخفيض الرتبة لنقل الدور لأعلى أو لأسفل في التسلسل الهرمي. هذه واحدة من أبسط الطرق لإصلاح الهيكل دون إعادة بناء المخطط.
الخطوة 5: مراجعة التخطيط الأساسي على الشريحة الفعلية
الآن قم بالتصغير وانظر إلى الشريحة الكاملة، وليس فقط الرسم البياني. هل يمكنك قراءته في لمحة سريعة؟ هل المربعات ضيقة؟ هل هناك الكثير من المستويات؟
هذه هي اللحظة المناسبة لتحديد ما إذا كان المخطط التنظيمي SmartArt يعمل كما هو أم أنك بحاجة إلى تبسيط المحتوى.
استخدام الرسم الذكي مقابل التخصيص اليدوي
يعد SmartArt مفيدًا لأنه سريع ومتسق ومصمم لغير المصممين. إذا كنت بحاجة إلى سير عمل قالب مخطط تنظيمي نظيف في PowerPoint، فهو عادةً أفضل مكان للبدء.
لكن الفن الذكي ليس دائماً خط النهاية.
عندما يعمل الفن الذكي بشكل جيد
يُعد SmartArt مناسبًا عندما:
-
التسلسل الهرمي قياسي إلى حد ما
-
تحتاج إلى رسم بياني بسرعة
-
لا تتطلب الشريحة تنسيقًا غير عادي
-
خطوط الإبلاغ نظيفة ومباشرة
عندما يكون التحرير اليدوي أفضل
قد يكون التخصيص اليدوي هو الخيار الأفضل عندما:
-
المخطط معقد للغاية بالنسبة للتخطيط الافتراضي
-
تحتاج إلى تباعد أو تجميع غير عادي
-
تريد مظهرًا تحريريًا أكثر صقلًا
-
تحتاج إلى تسليط الضوء على فرق أو وحدات عمل أو قادة معينين
-
يجب أن يتناسب الرسم البياني مع مجموعة علامات تجارية ذات قواعد تنسيق دقيقة
الطريقة الشائعة هي البدء باستخدام SmartArt، ثم تحويل العناصر أو تعديلها يدويًا. يمنحك ذلك أساسًا مفيدًا دون إجبارك على قبول تخطيط لا يناسب الشريحة.
كيفية جعل المخطط التنظيمي لبرنامج PowerPoint يبدو احترافيًا
المخطط الاحترافي ليس بالضرورة أن يكون زخرفيًا. بل غالباً ما يكون منضبطاً ومرتباً وسهل القراءة.
حافظ على اتساق المحاذاة والمسافات
إذا كانت المربعات متباعدة بشكل غير متساوٍ، سيبدو المخطط فوضويًا حتى لو كانت المعلومات صحيحة. تقوم الخطوط المستقيمة والمسافات المتوازنة والمحاذاة النظيفة بالكثير من العمل البصري.
استخدم أحجام الخطوط بشكل واقعي
لا تقلص النص حتى يتناسب تقنياً. إذا لم يتمكن الجمهور من قراءته على الشاشة، فهو غير مناسب. هذه واحدة من أهم نصائح تصميم مخطط PowerPoint البياني التي يجب تذكرها.
الحد من لوحة الألوان الخاصة بك
استخدم اللون للتوضيح وليس للتزيين. يمكن أن يكون من المفيد استخدام لون مميز واحد للأدوار القيادية أو مجموعات الأقسام. كثرة الألوان تجعل من الصعب مسح الهيكل.
كن متسقًا مع الملصقات
اختر تنسيقاً والتزم به. إذا كان أحد المربعات يقول “نائب الرئيس، المبيعات”، فلا ينبغي أن يقول مربع آخر “نائب رئيس المبيعات” ما لم يكن هناك سبب وجيه. العناوين غير المتسقة تجعل الرسم البياني يبدو غير متناسق.
استخدم المساحة البيضاء بشكل متعمد
لا يحتاج المخطط التنظيمي إلى ملء كل بوصة من الشريحة. فبعض الحيز المتاح يجعل الهيكل أسهل للفهم.
فكر في الأمور الأكثر أهمية
في بعض المخططات، الأسماء مهمة. وفي حالات أخرى، تكون الوظائف أكثر أهمية. في بعض الحالات، تكون اللقطات الرئيسية مفيدة؛ وفي حالات أخرى، تهدر المساحة. الخيار الأكثر احترافية هو الخيار الذي يخدم غرض الشريحة.
متى تقسم الرسم البياني على شرائح متعددة
من أوضح العلامات التي تدل على أن مخططك يحتاج إلى مساعدة هي عندما تجد نفسك تصغير الخط مراراً وتكراراً.
إذا كانت البنية كبيرة جداً بالنسبة لشريحة واحدة، قم بتقسيمها.
قد يعني ذلك
-
إظهار الفريق التنفيذي على شريحة واحدة والإدارات على شرائح منفصلة
-
بدءًا بنظرة عامة على مستوى الشركة، ثم التعمق في وحدات العمل
-
إزالة الأدوار ذات المستوى الأدنى من المخطط الرئيسي وتغطيتها في مكان آخر
هذا ليس حلاً وسطاً. غالبًا ما يكون قرار التصميم الأفضل. وعادةً ما يكون المخطط التنظيمي المبسط في PowerPoint أكثر فعالية من المخطط التنظيمي الكامل ولكن غير القابل للقراءة.
الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها
حتى الرسم البياني الصحيح تقنيًا يمكن أن يفشل إذا كان تصميم العرض التقديمي خاطئًا. إليك الأخطاء التي أراها في أغلب الأحيان.
اكتظاظ الشريحة
محاولة إظهار الجميع في وقت واحد هي أسرع طريقة لفقدان الوضوح.
خطوط الإبلاغ غير واضحة
إذا اضطر المشاهدون إلى تتبع الخطوط بعناية لفهم الهيكل، فإن المخطط يحتاج إلى مراجعة.
تنسيق غير متناسق
الخطوط المختلطة، وأحجام المربعات غير المتساوية، والتباعد غير المنتظم يضعف المصداقية.
الكثير من الزخرفة
يمكن أن تشتت الحدود الثقيلة والتعبئة الساطعة والتدرجات والأيقونات الإضافية الانتباه عن البنية.
استخدام نفس الرسم البياني لكل حالة
لا ينبغي أن يصبح المخطط المخصص لإدارة الفريق الداخلي تلقائيًا مخططًا لعرض تقديمي لمجلس الإدارة. وينبغي أن يعكس الشكل الجمهور والغرض.
البدائل: القوالب والمخططات التنظيمية الحالية
إذا كنت لا ترغب في البدء من الصفر، فابدأ بتخطيط مخطط هيكلي من قالب مخطط هيكلي في PowerPoint أو قم بتحرير مخطط موجود من مجموعة سابقة. يمكن أن يوفر ذلك الوقت، خاصةً إذا كان لدى شركتك بالفعل تنسيق قياسي.
فقط احرص على عدم توريث مشاكل التنسيق القديمة أو منطق التسلسل الهرمي القديم. القوالب هي نقاط بداية مفيدة، وليست حلولاً تلقائية.
إذا كنت تكتشف كيفية إنشاء مخطط هيكلي لجمهور جديد، فغالبًا ما يكون تبسيط المخطط الحالي أسرع من إعادة بناء المخطط بأكمله. ومع ذلك، راجع الهيكل بعيون جديدة. ما نجح في أحد العروض التقديمية قد لا ينجح في عرض آخر.
خاتمة
إن تعلم كيفية إنشاء مخطط هيكلي في PowerPoint يتعلق جزئيًا بالآليات وجزئيًا بالحكم على الأمور. نعم، تحتاج إلى معرفة مكان وجود SmartArt وكيفية إضافة مستويات التقارير. لكن المهارة الأكبر هي معرفة ما يجب أن يتضمنه المخطط، وما يجب أن يستبعده، وكيفية جعل الهيكل قابلاً للقراءة على الشريحة.
أفضل مخطط تنظيمي في PowerPoint ليس دائمًا الأكبر أو الأكثر تفصيلاً. بل هو الذي يناسب الشركة والجمهور والغرض من العرض التقديمي والمساحة المتاحة. ابدأ بتسلسل هرمي واضح، واستخدم SmartArt عندما يكون ذلك مفيدًا، وقم بتخصيصه عندما تتطلب الشريحة ذلك، وحافظ على التصميم نظيفًا بما يكفي ليفهمه الناس بسرعة.
إذا تعاملت مع الأمر بهذه الطريقة، سيؤدي مخططك البياني ما يفترض به أن يفعله: جعل المنظمة أسهل في الفهم، وليس أصعب.
التعليمات
ما هي أسرع طريقة لإنشاء مخطط تنظيمي في PowerPoint؟
الطريقة الأسرع عادةً هي SmartArt. انتقل إلى إدراج > سمارت آرت > تَسَلسُل, ثم اختر تخطيط مخطط تنظيم المؤسسة وأدخل أدوارك في جزء النص.
هل يمكنني إنشاء مخطط تنظيمي في PowerPoint بدون SmartArt؟
نعم، يمكنك إنشاء واحد يدويًا باستخدام الأشكال ومربعات النصوص وخطوط التوصيل. يمنحك هذا الأسلوب مزيدًا من التحكم في التخطيط، وهو ما يمكن أن يكون مفيدًا للعروض التقديمية المعقدة أو ذات العلامات التجارية الكبيرة.
متى يجب تقسيم المخطط التنظيمي إلى عدة شرائح؟
قم بتقسيم الرسم البياني عندما يصبح النص صغيرًا جدًا، أو عندما يكون من الصعب متابعة خطوط التقارير، أو عندما تحاول الشريحة عرض تفاصيل أكثر مما يحتاجه الجمهور بالفعل.
هل يجب تضمين أسماء الموظفين أم المسميات الوظيفية أم كليهما؟
يعتمد ذلك على الغرض من المخطط. بالنسبة للتهيئة أو مقدمات الفريق، قد يكون كلاهما مفيدًا. بالنسبة للملخصات التنفيذية أو مساحة الشرائح المحدودة، قد تكون الألقاب الوظيفية وحدها كافية.
هل SmartArt جيد بما يكفي لتقديم عرض تقديمي احترافي؟
في كثير من الأحيان، نعم. يعمل المخطط التنظيمي SmartArt بشكل جيد للعديد من العروض التقديمية للأعمال. ولكن بالنسبة للهياكل الأكثر تعقيدًا أو احتياجات التصميم الأكثر دقة، يمكن أن يؤدي التخصيص اليدوي إلى نتيجة أنظف.
إنشاء عروض تقديمية خالية من القلق مع AutoPPT . قم بتحويل أفكارك إلى شرائح بسرعة - مع الحفاظ عليها 100% لك!
عن AutoPPT: أداة الذكاء الاصطناعي سهلة الاستخدام للطلاب والمحترفين. إنشاء قابلة للتحرير الشرائح، قم بتخصيص التصميمات، والتركيز على ما يهم - أفكارك الفريدة.
Autoppt: إنشاء العروض التقديمية في دقيقة واحدة!
ابدأ التجربة المجانية الآن