邁克爾安德森
前記者轉型為科技作家，熱衷於透過人工智慧幫助專業人士提高生產力。
介紹
讓我們面對現實：大多數公司演示都是很費力的。你可能曾經看過這樣的一場演講，幻燈片上全是文字，演講者的聲音像個機器人，而你離開時卻不知道演講的重點是什麼。我也曾有過這樣的經驗——既是無聊的觀眾，也是努力讓每個人都保持清醒的壓力很大的演講者。
好消息？您無需成為設計奇才或主題演講者即可創建出有效果的幻燈片。經過多年的調整，我自己的幻燈片，並觀察哪些有效（哪些失敗），我將其歸結為五個實用技巧，可以讓您的公司幻燈片清晰，引人入勝，並具有決策驅動力。沒有多餘的東西，沒有花俏的軟體——只有能用的東西。
停止猜測—解決他們的問題
幾年前，我花了幾天時間完善一份用於大型客戶會議的投影片。我有流暢的動畫、彩色圖表和作品。話到一半，執行長打斷了他：「你能告訴我這什麼時候能幫我們省錢嗎？」我的心沉了下去。我錯過了對他們來說重要的事。
解決方法很簡單：從觀眾的需求開始。在打開 PowerPoint 之前，先詢問關鍵人物：「最後您想知道什麼？」一封電子郵件或一個簡短的電話就能產生奇效。如果您向高階主管進行演示，他們可能會關心時間表或投資回報率。如果是行銷團隊，他們可能想要了解活動的具體內容。事先了解這一點可以避免製作沒人關心的幻燈片。
一個小技巧：新增一個帶有小標題的議程投影片，標記每個部分的目標受眾，例如「營運：成本節約」或「領導：後續步驟」。這表明你已經考慮過他們的優先事項。哦，還有，拋棄企業流行語。不要說“利用協同效率”，而要說“這將如何在第四季度削減成本”。清晰的語言每次都獲勝。例如，如果您向非技術人員推銷網路安全計劃，請跳過有關防火牆的技術細節。重點關注「如何保證客戶資料安全並避免負面報道」。
10秒規則：讓投影片易於瀏覽
您的幻燈片不是您的腳本——它們是廣告牌。如果某人不能在 10 秒內理解主要思想，那麼他們就已經分心了。當一位同事承認她不再閱讀我的幻燈片，因為文字「太多」時，我才深刻地認識到了這一點。哎喲。
以下是如何讓您的投影片可掃描的方法。首先，剪切段落。用簡短、有力的標題代替它們——目標是六個字或更少。不要說“改進員工培訓流程”，而要說“23% 更快的入職培訓 = 更快樂的團隊”。它很直接，並且能留在他們的腦海裡。第二，把文字放大。至少使用 30 點字體。如果您列印投影片且文字看起來很小，則在螢幕上無法閱讀。相信我，沒有人會瞇著眼睛閱讀你的細則。
為了獲得視覺效果，請跳過俗氣的剪貼畫。使用真實的東西：產品運行的螢幕截圖、簡單的標籤圖表或一張與您的觀點相關的醒目照片。請淘汰那些 90 年代的 3D 圓餅圖。清晰的水平條形圖更易於閱讀——研究表明我們的大腦處理它們的速度更快。保持簡單，你的觀眾會感謝你。
像GPS一樣的結構：沒有人喜歡迷路
您是否曾在做簡報時想過「等等，這到底是什麼？」一份可靠的幻燈片就像 GPS 一樣，可以讓觀眾始終保持關注。如果沒有組織，即使最好的想法也會失敗。
這是一個萬無一失的流程：從問題開始，然後分享您的解決方案，用證據支持它，最後以後續步驟結束。例如，假設您正在提出一項解決客戶服務問題的計畫。您的幻燈片可能會是這樣的：問題：「我們的等待時間比行業平均水平高出 50%。」解決方案：「聊天機器人處理 80% 的常規查詢。」證明：「22% 的 Beta 測試減少了投訴。」下一步：「軌道之前批准 7 月份啟動的預算。」這是適合每個人的預算，並且週五能保持正確預算。
為了使其更加流暢，請在每張投影片的底部添加一個小進度條（例如「12 張投影片中的第 4 張」）。這很微妙，但卻能讓焦躁不安的觀眾確信你正在繼續前進。此外，保持幻燈片設計的一致性——相同的字體、顏色和佈局。它看起來很專業，並能幫助人們專注於您的訊息，而不是隨意的設計變更。
數據需要心跳（是的，即使在企業中）
單憑數字就令人昏昏欲睡。我曾經展示過一張包含銷售統計表的幻燈片，認為它令人印象深刻。房間裡有一半的人正在查看電子郵件。數據需要背景才能發揮作用，而故事是提供背景的最佳方式。
試著用真實客戶的引言作為投影片的開頭，例如「我等了 45 分鐘才重設我的密碼」。它具有相關性，並說明了為什麼您的解決方案很重要。或透過將統計數據與熟悉的事物進行比較，使統計數據更加人性化。不要說“我們的生產延遲了 12,000 小時”，而要說“這相當於 Netflix 中斷了 12,000 次”。落地時更加沉重。另一個技巧：使用前後視覺效果。顯示新系統實施後雜亂倉庫與有序倉庫的分割畫面比較。這立即證明你的想法是可行的。
這裡有一個個人建議：分享一個快速失敗的故事。諸如「去年，我推動了 X，但失敗了——原因如下」這樣的話比完美行事更能快速地建立信任。人們以誠實相待，即使在董事會會議室也是如此。
像準備迎接搗亂者一樣排練
您可能擁有世界上最好的幻燈片，但如果您說話磕磕絆絆或語無倫次，那麼沒有人會買單。我曾經以為自己可以即興發揮——直到一次演講，我突然說了一半就愣住了，然後花了五分鐘回想當時的情況。再也不來了。
練習並不意味著記住劇本。這意味著了解你的流程，這樣你聽起來就會很自然。一個奇怪但有效的技巧：向你的寵物或孩子解釋你的幻燈片。如果您可以向狗或十歲的孩子清楚地解釋清楚，那麼您就掌握了清晰度。另外，還要把握好轉變的時間。如果您在幻燈片 1 上花了 2 分鐘，而在幻燈片 2 上花費了 30 秒，那麼您的節奏就不對了，您就會失去觀眾。
最後，測試您的技術。在筆記型電腦上看起來很棒的字體在投影機上可能會變成像素化的混亂。如果可以，請點擊實際簡報畫面上的每張投影片，並仔細檢查動畫或影片是否播放流暢。快速演練可以避免最後一刻的恐慌。
結論
精彩的演示並不依賴華麗的設計或數小時的額外工作。它們關乎清晰度、了解你的受眾並傳遞令人信服的訊息。您今天不需要重新做整個方法 - 只需選擇其中的一兩個技巧開始即可。也許可以在幾張投影片上添加六個字的標題。或在你的談話要點中插入「為什麼這很重要」。如果您感覺足夠大膽，可以用客戶故事而不是數據表來開始您的下一場演講。
常見問題：您的公司投影片問題解答
Q：如果我的資料太複雜而無法簡化為 6 個字的標題怎麼辦？ 一個： 先以「那又怎樣」作為引導。 例子： 壞的： “季度銷售指標分析” 更好的： 「為什麼第三季銷售額下降了 18%（以及我們如何解決這個問題）」如果你 必須 包括密集數據，添加一個便簽式標註框，其中包含關鍵要點：“TL;DR：新定價模式= +$2M 收入。”
Q：在公司環境中，如何讓故事顯得專業？ 一個： 將它們與結果掛鉤。 不要使用模糊的軼事，嘗試： “去年，一位客戶告訴我們，’你們的軟體在我們的旺季崩潰了。’這些反饋促成了我們推出新的自動保存功能——目前有 94% 的 beta 測試人員依賴該功能。” 堅持講述與觀眾關心的結果直接相關的故事。
問：我不是設計師。哪些免費工具可以讓我的投影片看起來更精美？ 答：竊取這些：
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Q：如果我驚慌失措並忘記了排練過的台詞怎麼辦？ 一個： 依靠你的 幻燈片. 如果您的投影片遵循 10 秒規則，它們將充當備忘單。看到像是「聊天機器人縮短等待時間 80%」這樣的標題了嗎？只需說，“這個數字很大——讓我給你看看。” 如何 我們到了這裡。 「觀眾更關心你的自信，而不是完美的措辭。
Q：我該如何處理技術細節而不讓非專業人士感到無聊？ 一個： 使用“附錄破解”。 將詳細的規格放在最後的備用幻燈片。提前說：「我為有興趣的人提供了詳細的技術幻燈片——我很樂意在會後分享它們，或者如果有用的話現在深入探討。」大多數人稍後會選擇 PDF。
Q：我的公司需要使用有大量文字的品牌模板。幫助！ 一個： 處理邊緣。 保留模板，但：
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