如何在簡報中使用說故事（逐步指南）

由Maggie T 發佈於
瑪姬執行長
Maggie Tsui
Autoppt 共同創辦人暨執行長。身為辦公室軟體愛好者，致力提升職場生產力。熱衷分享能讓日常任務更輕鬆、更高效的訣竅與工具。.
 

介紹

您有沒有坐過演講者只是從螢幕上讀出摘要的簡報？這可能很無聊，而且您很可能在一小時內就忘記了大部分內容。現在，想一想講者曾經講了一個很棒的故事。您可能會傾聽，仔細聆聽，並且在他們講完之後很久還記得他們所要傳達的訊息。.
 
這就是 講故事.
 
許多人認為說故事只適用於電影或小說。但在商業和教育領域，它卻是一種秘密武器。它能將枯燥的事實轉化為令人興奮的想法。它可以幫助您的聽眾理解複雜的數據。最重要的是，它能讓人們關心您在說什麼。.
 
在這份指南中，我們將教您如何在簡報中使用講故事的方式。我們將介紹如何組織您的演講、如何設計您的幻燈片，以及如何使用工具如 自動PPT 可以幫您處理設計工作，讓您專注於敘事。.
如何在簡報中使用說故事（逐步指南）

什麼是說故事以及為什麼它在簡報中有效

說故事是一種溝通資訊的藝術，方法是將資訊與敘事或一連串的事件連結起來，從而創造出情感。. 當您將事實包裝在故事中時，您吸引觀眾大腦的方式與您僅僅列出資料的方式不同。故事可以創造出一幅心靈圖畫，幫助人們瞭解您所傳達訊息背後的 「原因」，讓他們日後更容易記住。.

故事背後的科學

為什麼我們的大腦如此喜愛故事？當我們聽到一連串的事實，只有大腦的語言處理部分是活躍的。我們將字詞解碼成意義，僅此而已。.
然而，當我們聽到一個故事時，我們的大腦就會亮起來。如果您講一個關於美味餐點的故事，聽者大腦的感官部分就會啟動。如果您講一個關於奮鬥或勝利的故事，他們的情緒中樞就會啟動。.
這會產生化學反應：
  • 多巴胺： 當故事有懸疑或懸念時，這種化學物質就會釋放出來。它能創造焦點和記憶。.
  • 催產素： 這通常被稱為 「移情化學物質」。當我們感覺與故事中的角色有連結時，它就會釋放出來。它會讓觀眾更加信任您。.

事實與故事

以下是一個快速說明差異的範例：
  • 事實： “「我們的軟體可減少 20% 的會計錯誤」。(這個內容豐富，但很無聊)。
  • 故事： “去年，身為小企業主的 Sarah 每晚都要熬夜到凌晨 2 點，修正試算表的錯誤。她疲憊不堪，也錯過了與家人相處的時間。之後，她開始使用我們的軟體。錯誤停止了。現在，Sarah 下午 5 點就下班，重新找回了自己的生活。(這段話很感動，令人難忘)。

步驟 1：定義您的核心訊息

在您撰寫任何一張幻燈片或講稿之前，您必須先找出您希望觀眾能帶走的單一想法。. 這就是您的核心訊息。一個好的故事會集中在一個主題上，而不是同時嘗試解釋十個不同的主題。如果您試著什麼都說，您的觀眾最終會什麼都記不起來。.

尋找「大構想“

您的核心訊息就是您故事的目的地。每張幻燈片和每句話都應該能幫助觀眾到達目的地。.
要找到您的核心訊息，請問您自己這些問題：
  1. 什麼是 一件事 我希望大家在聽完這場演講後做什麼？
  2. 如果觀眾忘記了其他一切，他們必須記住的單句是什麼？
  3. 為什麼這對他們現在很重要？

例子

  • 核心訊息薄弱： “「我要談談第三季的財務業績和行銷更新」。”
  • 強大的核心訊息： “「我們需要將預算轉移到社交媒體行銷，才能在下一季將銷售額翻倍」。”
一旦您有了這個核心訊息，就把它寫下來。這就是您故事的「寓意」。.

步驟 2：瞭解您的觀眾和他們的需求

要說一個引人入勝的故事，您必須瞭解聆聽者是誰，以及他們最關心的是什麼。. 如果您不知道您的對象，您就無法說出正確的故事。您的聽眾是簡報中最重要的部分。您需要瞭解他們的目標、恐懼和問題，這樣才能將您的故事定格為他們需要的解決方案。.

英雄不是你

主持人常犯的錯誤是以為 他們 是故事的主角。他們談論 「我」、「我 」和 「我的公司」。“
在精彩的演示中、, 觀眾就是英雄.
  • 觀眾： 英雄（如天行者路克）。他們有無法解決的問題。.
  • 簡報人： 引導者（就像尤達）。您擁有幫助他們的工具、計畫或智慧。.

如何分析您的受眾

開啟 PowerPoint 或 自動PPT, 研究您的聽眾：
  • 他們的痛苦是什麼？ 他們在虧錢嗎？他們有壓力嗎？他們需要通過考試嗎？
  • 他們的知識水平如何？ 他們是需要細節的專家，還是需要大概念的初學者？
  • 他們的抵抗力如何？ 為什麼他們會對您的想法說「不」？
當您知道這些答案時，您就可以編寫一個直接對他們說話的故事。.

步驟 3：為您的演講建立一個簡單的故事弧線

每個好故事都遵循一個結構，讓故事有形、有方向、有情感衝擊力。. 您不能隨意列出事件。您需要一個明確的開始、中間和結束。使用經過驗證的故事框架可確保您的簡報流暢邏輯，並讓觀眾從第一分鐘到最後一分鐘都能保持興趣。 行動呼籲.

經典簡報弧線

對於大多數商業和教育簡報而言，簡單的 “「情況 - 複雜性 - 解決」” 模式最有效。.

  1. 開始（情境）

從描述今日的世界開始。這樣可以建立共同基礎。這應該是每個人都同意的事情。.
  • 例子： “我們都知道，客戶服務是我們業務的核心。多年來，我們一直是業界的佼佼者”。”

  1. 中間（複雜/衝突）

現在，介紹問題。在說故事的過程中，沒有衝突就沒有興趣。有些東西改變了，或有些東西破壞了。這會造成緊張。.
  • 例子： “然而，新的競爭對手正在使用 AI 聊天機器人。現在我們的等待時間是他們的兩倍。我們每月流失 50 位客戶。”

  1. 結束（決議）

這就是您拯救世界的時刻。提出您的想法、產品或解決方案，作為解決衝突和實現「更美好的新未來」的方法。“
  • 例子： “透過整合這個新的支援工具，我們可以將等待時間縮短一半。我們將不再流失客戶，重回第一名的地位”。”

其他結構

  • 英雄之旅 觀眾面對挑戰，踏上旅程，汲取教訓，成功歸來。.
  • 問題-解決： 說明痛苦的問題，然後馬上提供紓解的方法。.

步驟 4：設計能支持您的故事的幻燈片

你的 幻燈片 它應該是強化您故事的視覺背景，而不是重複您說話的劇本。. 說故事有賴於情感和圖像，因此您的幻燈片必須具備視覺效果。避免用繁重的文字擾亂螢幕，這會迫使觀眾閱讀而非聆聽您的講話。使用圖像、圖示和最少的文字來強化您的敘述。.

視覺效果比文字更快

人腦處理影像的速度比文字快 60,000 倍。如果您的幻燈片是一堵圓牆，觀眾就會在您之前閱讀。他們會停止聆聽您的故事。.

使用 「故事幻燈片 」的提示“

  1. 每張投影片一個想法： 不要在一張幻燈片上塞入三個不同的觀點。如果您有三個觀點，請使用三張幻燈片。.
  2. 使用高品質的照片： 沮喪的人的圖片比文字 「我們的客戶不滿意 」更有力量。“
  3. 使用資料可視化： 不要只顯示試算表。使用簡單的圖表突出趨勢。使用箭頭來準確指出重要事項。.

內容提及：Autoppt

設計視覺化幻燈片需要花費大量時間。這是許多簡報人卡住的地方。他們花費數小時來排列方塊和選擇字型，卻沒有時間練習他們的故事。.
這就是 自動PPT 變得非常有用。.
  • 自動PPT 提供豐富的 示範模板 專為說故事而設計。.
  • 您可以選擇一個已經擁有簡潔、可視化結構的範本。.
  • 更好的是，, Autoppt 可利用 AI 生成整套牌組. .您只需輸入主題或大綱，它就會為您建立可視化的幻燈片。.
使用 Autoppt，您可以節省數小時的設計工作。您可以利用這些額外的時間來完善您的講稿和練習您的演講。.

步驟 5：將您的發言練習成一個故事

傳達一個故事所需的語氣和步調與單純閱讀報告不同。. 您需要運用您的聲音、停頓和肢體語言來將故事娓娓道來。如果您用單調的聲音來念故事，而沒有眼神接觸，故事就會失去所有的力量和情感連結。.

不要背誦，要內化

不要逐字逐句背誦您的講稿。如果您忘記了一個字，您可能會感到恐慌。反之，請記住故事中的 「場景」。.
  1. 場景 1：問題.
  2. 第二場掙扎.
  3. 場景 3：解決方案.

聲樂變化

  • 加速： 當故事變得刺激或緊急時。.
  • 慢下來 當您要傳達關鍵要點或嚴肅時刻。.
  • 暫停： 沉默的力量是強大的。在揭示解決方案之前暫停一下，以建立懸念。.

眼神接觸

看看您的觀眾，而不是您的幻燈片。您是在告訴 他們 的故事。如果您看著螢幕，就會破壞連結。.

避免常犯的說故事錯誤

即使有好的計劃，有些特定的陷阱也會破壞故事的效果。. 簡報者經常會被細節分散注意力或對自己的敘述失去信心。意識到這些常見錯誤有助於您專注於情感聯繫，使您的簡報清晰、簡潔，並對聽眾具有影響力。.

  1. 資料庫“

您有一個故事，但您用 10 張複雜的圖表幻燈片打斷了它。.
  • 修復： 只顯示直接支持故事的資料。如果資料與劇情不符，請將其放在附錄或講義中以備日後使用。.

  1. 永無止境」的故事

故事太長、人物太多或細節太多。觀眾會忘記重點。.
  • 修復： 保持簡單。刪除任何無助於主人公達成解決方案的細節。在商業環境中，2 分鐘的故事通常比 10 分鐘的故事好。.

  1. 假裝

說一個不真實或感覺不真實的故事。觀眾可以馬上發現虛假的情感。.
  • 修復： 使用真實的例子、案例研究或個人經驗。如果您使用假設性的例子，請誠實地說：「想像一下，有一位顧客名叫......」。“

Autoppt 如何幫助您說出更好的故事

Autoppt 旨在消除簡報設計的技術障礙，讓您可以完全專注於所要傳達的訊息。. 當您不用擔心字型大小、對齊方式或尋找合適的照片時，您的大腦就可以自由發揮創意。Autoppt 充當您的設計夥伴，確保您的視覺故事看起來專業且吸引人。.

專注於敘事，而非格式化

講故事最大的敵人就是分心。如果您在與 PowerPoint 格式化工具作鬥爭，您就沒有為聽眾著想。.
自動PPT 解決了這個問題：
  1. AI生成： 您可以在 Autoppt 中輸入故事大綱，AI 就會根據您的觀點產生幻燈片。它會選擇適合您文字的版面與圖片。.
  2. 智慧模板： Autoppt 提供專門為 pitch decks 和敘述而設計的範本。它們會引導您在哪裡放置標題，以及在哪裡放置圖片。.
  3. 一致性: 好的故事需要一致的外觀和感覺。Autoppt 可確保每張幻燈片自動使用相同的顏色和字體。.
透過讓 自動PPT 處理好視覺效果，您就能成為更好的說故事者，因為您有更多精力專注於內容和傳達。.

結論

說故事不是魔術，而是任何人都可以學會的技巧。透過定義核心訊息、瞭解您的聽眾，以及建立一個簡單的「情境-衝突-解決方案」結構，您可以將無聊的簡報轉變為激勵人心的經驗。.
記住流程：
  1. 找出核心訊息。.
  2. 讓觀眾成為主角。.
  3. 組織衝突和解決方案。.
  4. 製作視覺化幻燈片（使用下列工具 自動PPT 以節省時間）。.
  5. 帶著情感練習。.
您今天想試試嗎？ 以您的下一個簡報主題為例。在您打開電腦之前，拿張紙寫下「從前，[聽眾] 有一個問題。然後發生了 [衝突]。最後，[您的解決方案] 解決了問題“。有了這個句子，您就有了故事。.
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