Quy tắc 7×7 trong PowerPoint: Nó là gì và cách sử dụng nó trong bài thuyết trình

Quy tắc 7×7 là gì?

Tại sao quy tắc 7×7 lại quan trọng

• Giúp khán giả tập trung vào diễn giả: Khi slide của bạn không bị quá tải chữ, khán giả sẽ chú ý hơn đến bạn, người thuyết trình. Họ sẽ lắng nghe bạn nói thay vì đọc mọi thứ trên màn hình.
• Cải thiện khả năng đọc và tránh sự lộn xộn: Quá nhiều chữ khiến slide trông lộn xộn và khó đọc. Quy tắc 7x7 buộc bạn phải sử dụng ít từ hơn, giúp slide trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Điều này giúp mọi người dễ dàng hiểu nhanh các thông điệp chính.
• Phù hợp với nhiều bài thuyết trình khác nhau: Dù bạn đang trình bày báo cáo kinh doanh, giảng dạy hay đào tạo nhóm, quy tắc 7x7 đều có thể hữu ích. Nó đảm bảo thông điệp của bạn rõ ràng và hiệu quả, bất kể chủ đề là gì.

Cách sử dụng Quy tắc 7×7

1. Cắt câu dài thành từ khóa: Thay vì viết câu hoàn chỉnh, hãy cố gắng chỉ sử dụng những từ quan trọng nhất. Ví dụ: nếu bạn muốn nói "Doanh số của công ty tăng đáng kể trong quý trước", bạn có thể chỉ cần viết "Doanh số tăng trong quý trước".“
2. Giới hạn một ý tưởng cho mỗi slide: Mỗi slide chỉ nên tập trung vào một ý tưởng chính. Nếu có nhiều ý, hãy chia chúng thành nhiều slide khác nhau. Điều này giúp khán giả dễ dàng theo dõi bài thuyết trình của bạn hơn.
3. Thêm hình ảnh minh họa để hỗ trợ lời nói: Hình ảnh, biểu đồ và đồ thị có thể diễn giải mọi thứ tốt hơn nhiều so với lời nói. Hãy sử dụng chúng để trình bày dữ liệu hoặc ý tưởng, vì vậy bạn không cần quá nhiều văn bản. Hình ảnh minh họa giúp slide của bạn hấp dẫn hơn và giúp khán giả ghi nhớ thông tin.
4. Sử dụng dấu đầu dòng một cách khôn ngoan: Dấu đầu dòng rất hữu ích cho danh sách, nhưng đừng dùng quá dài. Lưu ý, mỗi dòng không quá 7 từ và mỗi slide không quá 7 dòng. Nếu một dấu đầu dòng quá dài, hãy chia thành hai hoặc nhiều dấu đầu dòng ngắn hơn.

Những hạn chế của Quy tắc

• Slide chứa nhiều dữ liệu: Nếu bạn trình bày nhiều số liệu, biểu đồ hoặc dữ liệu phức tạp, việc trình bày tất cả nội dung trong 7 dòng hoặc 7 từ mỗi dòng có thể sẽ khó khăn. Trong những trường hợp này, điều quan trọng hơn là đảm bảo dữ liệu rõ ràng và dễ hiểu, ngay cả khi điều đó có nghĩa là phải sử dụng nhiều chữ hơn một chút.
• Trích dẫn hoặc định nghĩa: Đôi khi, bạn có thể cần trích dẫn trực tiếp hoặc đưa ra định nghĩa cụ thể. Việc thêm nhiều từ trên một dòng hoặc nhiều dòng trên một slide cho những trường hợp đặc biệt này là hoàn toàn bình thường.

Thiết kế Slide dễ dàng hơn với Autoppt