Maggie Tsui
Co-fondatore e amministratore delegato di Autoppt. Appassionato di software per ufficio, impegnato a migliorare la produttività sul posto di lavoro. Adoro condividere consigli e strumenti che rendono le attività quotidiane più semplici e veloci.
Una buona presentazione in PowerPoint non deve necessariamente essere appariscente. Deve invece rendere il messaggio più facile da comprendere.
Sembra semplice, ma è proprio qui che molte presentazioni falliscono. Una diapositiva si riempie di elenchi puntati perché chi presenta non vuole tralasciare nulla. Un grafico include ogni singola etichetta perché i dati sembrano importanti. Si aggiunge un’immagine di sfondo perché la diapositiva sembra vuota. In men che non si dica, il pubblico si ritrova a leggere, a cercare di indovinare e a strizzare gli occhi invece di ascoltare.
I migliori consigli per la progettazione di presentazioni PowerPoint non riguardano la decorazione, ma le scelte: cosa mostrare, cosa eliminare, dove posizionare gli elementi e come guidare l’attenzione. Che si tratti di un rapporto aziendale, di una presentazione in classe, di una presentazione commerciale, di materiale formativo o di un aggiornamento su un progetto, una migliore progettazione delle diapositive rende le tue idee più facili da seguire.
Ecco alcuni consigli pratici per la progettazione di presentazioni in PowerPoint che puoi seguire anche se non sei un designer.
Inizia con un unico messaggio chiaro per ogni diapositiva
Prima di scegliere i colori o le immagini, poniti una domanda: cosa dovrebbe capire il pubblico da questa diapositiva?
Se la risposta è composta da cinque parti, probabilmente ti servirà più di una diapositiva. Un errore comune tra i principianti è cercare di condensare in un’unica diapositiva il contenuto di un’intera sezione. Il risultato è solitamente una diapositiva troppo piena, con un titolo lungo, diversi punti elenco, un grafico, uno screenshot e una nota minuscola in fondo alla pagina.
Una diapositiva più incisiva di solito ha un unico scopo.
Ad esempio, invece di una diapositiva intitolata “Risultati di marketing del terzo trimestre”, usa un titolo più specifico:
“Le campagne via e-mail hanno determinato gran parte della crescita dei lead nel terzo trimestre.”
Il titolo stesso indica già al pubblico cosa aspettarsi. Il grafico, il dato o gli argomenti a sostegno possono quindi confermare il messaggio, invece di lasciare che siano i lettori a capirlo da soli.
Come semplificare l'idea alla base di una diapositiva
Prova questa semplice procedura:
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Esprimi il concetto principale in una sola frase.
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Elimina tutto ciò che non avvalora tale argomentazione.
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Sposta i dettagli aggiuntivi nelle note del relatore o in una diapositiva successiva.
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Il titolo della diapositiva deve illustrare il concetto chiave, non limitarsi a descrivere l'argomento.
Una buona progettazione delle diapositive di PowerPoint spesso parte da una migliore revisione.
Prima di decorare, pensa alla disposizione
Il layout è la struttura della diapositiva. Determina dove si posa lo sguardo per primo, quali elementi vanno raggruppati e quanto sia facile dare un'occhiata d'insieme alla diapositiva.
La grafica può rendere una diapositiva più curata, ma è l’impaginazione a renderla comprensibile.
Allineare gli oggetti con intenzionalità
L'allineamento casuale è uno dei modi più rapidi per far sembrare una presentazione incompleta. Le caselle di testo, le icone, le immagini e i grafici dovrebbero essere allineati a qualcosa: al margine della diapositiva, a un altro oggetto o a una griglia ben definita.
Utilizza gli strumenti di allineamento di PowerPoint invece di trascinare gli oggetti a occhio. Allinea i bordi sinistri, distribuisci gli oggetti in modo uniforme e usa le guide quando crei layout ripetuti.
Un sistema di allineamento ben strutturato rende la navigazione più fluida, anche quando i contenuti sono complessi.
Usa gli spazi bianchi per guidare l'attenzione
Lo spazio bianco non è spazio sprecato. Offre al pubblico il tempo necessario per elaborare le informazioni.
Se ogni angolo della diapositiva è pieno, nulla sembra importante. Lascia dello spazio intorno ai titoli, ai grafici, alle immagini e ai dati chiave. Una diapositiva con meno elementi e una migliore distribuzione degli spazi spesso appare più professionale di una diapositiva stipata di contenuti.
Raggruppare i contenuti correlati
Se un'icona illustra un concetto, posizionala vicino a quel concetto. Se un'etichetta fa parte di un grafico, mantienila vicino ai dati corrispondenti. Se tre elementi fanno parte dello stesso processo, assegnagli le stesse dimensioni e la stessa spaziatura.
Il raggruppamento aiuta il pubblico a comprendere le relazioni senza bisogno di ulteriori spiegazioni.
Scegli caratteri di facile lettura
I caratteri tipografici non devono necessariamente essere accattivanti. Devono invece essere leggibili anche dal fondo di una stanza o sullo schermo di un piccolo portatile.
Per la maggior parte delle presentazioni PowerPoint professionali, è consigliabile utilizzare uno o due caratteri tipografici. Spesso è sufficiente una sola famiglia di caratteri, purché comprenda diversi spessori, come regular, medium e bold.
Differenziare i titoli dal testo del corpo
Il pubblico dovrebbe capire immediatamente cosa sia un titolo, cosa sia il testo di accompagnamento e cosa sia un'etichetta.
Puoi ottenere questa differenza con:
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Dimensione del carattere
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Spessore del carattere
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Colore
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Posizione
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Spaziatura
Evita di mettere in grassetto ogni parte del testo. Se tutto è in grassetto, nulla lo è.
Evita i caratteri troppo piccoli
Se il pubblico deve sporgersi in avanti per leggere la diapositiva, significa che il testo è troppo piccolo. Questo aspetto è particolarmente importante nelle sale conferenze, nei webinar e quando si utilizzano i proiettori nelle aule scolastiche.
Come regola generale, il testo del corpo della diapositiva dovrebbe essere abbastanza grande da poter essere letto rapidamente. Se è necessario ridurre le dimensioni del testo per adattarlo allo spazio disponibile, probabilmente la diapositiva contiene troppi contenuti.
Creare un sistema di colori semplice
Il colore dovrebbe aiutare il pubblico a comprendere la diapositiva. Non dovrebbe dare l'impressione di essere scelto a caso.
Un sistema cromatico efficace in PowerPoint solitamente comprende:
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Un unico colore di sfondo principale
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Un colore principale per il testo
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Uno o due colori di accento
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Colori neutri opzionali per linee, etichette o testo secondario
Se utilizzi i colori del marchio, usali con cautela. Un colore brillante del marchio può funzionare bene per un logo, ma risultare troppo invadente se utilizzato come sfondo a tutta diapositiva.
Creare contrasto per migliorare la leggibilità
Il testo deve risaltare sullo sfondo. Il testo scuro su sfondo chiaro è solitamente una scelta sicura. Anche il testo chiaro su sfondo scuro può funzionare, ma occorre prestare attenzione ai caratteri sottili e alle etichette di piccole dimensioni.
Anche nei grafici il contrasto è importante. Se tutte le barre hanno colori simili, il pubblico potrebbe non sapere su cosa concentrarsi. Evidenzia i dati importanti con un colore di risalto e mantieni il resto in tonalità più neutre.
Evita di usare troppi colori di accento
Troppi colori possono rendere una diapositiva troppo caotica e meno credibile. Usa i colori per trasmettere un significato. Ad esempio, il blu potrebbe rappresentare l'andamento attuale, il verde la crescita e il grigio le informazioni di contesto.
Una volta che un colore ha un ruolo ben definito, utilizzalo in modo coerente.
Fai in modo che le immagini svolgano un ruolo concreto
Le immagini, le icone e i diagrammi dovrebbero rafforzare il messaggio. Non dovrebbero essere inseriti solo perché la diapositiva sembra vuota.
Un'immagine d'impatto può sostituire una lunga spiegazione. Un'immagine poco efficace diventa invece un semplice elemento decorativo che entra in competizione con il contenuto.
Utilizza immagini che rafforzino il messaggio
Scegliete immagini che siano attinenti all’argomento. Se la diapositiva riguarda il lavoro di squadra a distanza, un’immagine reale di un ambiente di lavoro o di una riunione è più utile di uno sfondo astratto e vago. Se la diapositiva riguarda un prodotto, mostratelo chiaramente.
Evita immagini scure, sfocate o troppo generiche quando il pubblico deve comprendere qualcosa di concreto.
Sostituire il testo con diagrammi, quando possibile
Alcune idee sono più facili da illustrare che da spiegare. Processi, confronti, cronologie, flussi di lavoro e relazioni spesso risultano più chiari se rappresentati sotto forma di diagrammi piuttosto che di elenchi puntati.
Ad esempio, invece di elencare cinque passaggi in un paragrafo, crea un semplice schema orizzontale:
Ricerca → Pianificazione → Progettazione → Revisione → Presentazione
Questo permette al pubblico di farsi rapidamente un'idea generale.
Utilizzare le icone in modo coerente
Le icone possono rendere le diapositive più facili da consultare, ma solo se hanno tutte lo stesso stile. Non mescolare icone con contorni spessi, icone riempite, icone 3D e icone in stile cartone animato nella stessa presentazione.
Scegli uno stile di icone e mantienilo.
Schemi concettuali per la comprensione
Spesso sono proprio i grafici a rendere di difficile lettura le presentazioni in PowerPoint. Il problema non sono i dati. Il problema, di solito, è che il grafico viene copiato direttamente da un foglio di calcolo senza essere adattato per la presentazione.
Un grafico a diapositive dovrebbe fornire rapidamente una risposta a una domanda.
Eliminare gli elementi superflui dal grafico
Elimina tutto ciò che non aiuta il pubblico a comprendere il concetto:
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Linee di griglia aggiuntive
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Didascalie superflue
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Troppe cifre decimali
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Etichette ripetute
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Effetti decorativi
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Serie di dati non rilevanti
L'obiettivo non è quello di far sembrare il grafico vuoto. L'obiettivo è quello di rendere più evidente il pattern importante.
Evidenzia il numero importante
Se c'è una barra, una linea o una percentuale che conta di più, mettila in evidenza visivamente. Usa un colore più acceso, un riquadro di evidenziazione o una breve nota.
Ad esempio, se il fatturato è cresciuto del 28%, non costringere il pubblico a cercare quel dato. Inseriscilo nel titolo, evidenzialo accanto al grafico oppure metti in risalto il dato in questione.
Usa titoli che spieghino il concetto
Al posto di “Ricavi per trimestre”, scrivere:
“Il fatturato è cresciuto costantemente dopo l'aggiornamento dei prezzi.”
Questa piccola modifica rende la diapositiva più utile, perché il pubblico comprende il messaggio prima ancora di esaminare il grafico.
Mantenere la coerenza degli stili delle diapositive
La coerenza conferisce alla presentazione un aspetto ben studiato. Inoltre, aiuta il pubblico a concentrarsi sui contenuti, anziché notare i cambiamenti di design da una diapositiva all’altra.
Utilizza layout ripetuti
Non tutte le diapositive devono necessariamente avere un design originale. Anzi, nella maggior parte dei casi le presentazioni risultano più efficaci quando si riutilizzano alcuni layout chiari.
Potresti usare:
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Diapositiva del titolo
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Separatore di sezione
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Diapositiva con testo e immagine
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Diapositiva del grafico
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Diapositiva di confronto
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Diapositiva riassuntiva
La ripetizione degli schemi rende il mazzo più facile da seguire e più veloce da costruire.
Mantenere una spaziatura prevedibile
I margini, gli spazi e le dimensioni degli oggetti dovrebbero apparire coerenti. Se una diapositiva presenta un ampio margine sinistro e quella successiva inizia quasi a filo del bordo, la presentazione può dare un’impressione di disomogeneità.
Utilizza le guide, le griglie e gli strumenti di allineamento di PowerPoint per mantenere una spaziatura ordinata.
Adatta gli stili visivi
Se una diapositiva utilizza schede dai bordi arrotondati e un’altra riquadri dai contorni netti, la presentazione potrebbe dare l’impressione di essere stata messa insieme alla bell’e meglio. Lo stesso vale per le icone, le foto, le ombre e i colori.
Una presentazione PowerPoint professionale non ha bisogno di molti effetti. Ha bisogno di un sistema visivo chiaro.
Usare le animazioni con moderazione
L'animazione può essere utile quando serve a regolare i tempi. Può illustrare le varie fasi, costruire un grafico in modo graduale o impedire al pubblico di anticipare la lettura.
Ma l'animazione finisce per distrarre quando ogni oggetto vola, gira su se stesso, rimbalza o svanisce senza un motivo chiaro.
Utilizza le animazioni quando contribuiscono a rendere più fluido il flusso della presentazione. Ad esempio, mostra le tre fasi del processo una alla volta mentre le spieghi. Questo aiuta a mantenere viva l’attenzione. Far apparire ogni punto dell’elenco con uno zoom sullo schermo, invece, di solito non è d’aiuto.
Le animazioni semplici, se usate con moderazione, danno quasi sempre un'impressione più professionale.
Errori comuni nella progettazione di PowerPoint
Troppo testo
Se la diapositiva sembra un documento, il pubblico si metterà a leggere invece di ascoltare. Spostate i dettagli nelle note del relatore, nei materiali distribuiti o nelle diapositive di supporto.
Contrasto debole
Il testo grigio chiaro su sfondo bianco può sembrare elegante sullo schermo, ma rischia di non essere visibile se proiettato. Verificate sempre la leggibilità.
Allineamento casuale
Gli oggetti posizionati “abbastanza vicini” raramente hanno un aspetto curato. Utilizza gli strumenti di allineamento per ottenere un risultato più pulito.
Stili visivi misti
La combinazione di diversi stili di icone, elaborazioni delle immagini, caratteri tipografici e colori può rendere una presentazione poco omogenea. Scegliete uno stile e utilizzatelo in modo coerente.
Immagini decorative che non aiutano
Una foto dovrebbe aggiungere significato o contesto. Se serve solo a riempire lo spazio, valuta invece di utilizzare un layout più essenziale.
Un flusso di lavoro pratico per la progettazione di presentazioni PowerPoint
Se vuoi un metodo affidabile per creare diapositive più efficaci, segui questo ordine:
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Scrivi il messaggio.
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Scegli il layout della diapositiva.
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Inserisci solo i contenuti necessari a sostenere il messaggio.
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Utilizza elementi visivi laddove contribuiscano a rendere più chiara l'idea.
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Regola l'allineamento, la spaziatura e il contrasto.
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Controlla la diapositiva in modalità presentazione.
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Elimina tutto ciò che non è utile.
Questo flusso di lavoro mantiene l'attenzione sulla comunicazione. Inoltre, evita di dedicare troppo tempo a perfezionare diapositive che non sono ancora chiare.
Se utilizzi AutoPPT o un altro strumento di presentazione per creare una prima bozza, il flusso di lavoro rimane lo stesso. Considera la prima versione come un punto di partenza. Successivamente, perfeziona il messaggio, ripulisci l’impaginazione e assicurati che ogni diapositiva abbia una chiara ragion d’essere.
Conclusione
Un buon design in PowerPoint non consiste nel rendere le diapositive dall’aspetto sofisticato, ma nel rendere le idee più facili da comprendere.
I consigli più utili per la progettazione di presentazioni PowerPoint sono di natura pratica: inserire un solo messaggio per diapositiva, creare layout puliti, scegliere caratteri leggibili, definire una combinazione di colori semplice, utilizzare immagini in modo mirato e garantire la coerenza dell’intera presentazione. Queste abitudini rendono le presentazioni più facili da seguire e da esporre.
Quando le diapositive sono chiare, non devi lottare con il design durante la presentazione. Il pubblico può vedere ciò che conta, seguire il tuo ragionamento e rimanere concentrato sul messaggio. È proprio questo lo scopo di una presentazione PowerPoint ben progettata.
Domande frequenti
Quali sono i consigli più importanti per la progettazione di presentazioni in PowerPoint?
I consigli più importanti sono: inserire un solo messaggio chiaro per ogni diapositiva, mantenere i layout semplici, scegliere caratteri leggibili, utilizzare un forte contrasto, allineare con cura gli oggetti ed evitare di sovraccaricare le diapositive di testo.
Come posso rendere la mia presentazione PowerPoint più professionale?
Utilizza layout, caratteri, colori e spaziature uniformi. Mantieni le immagini pulite, elimina gli elementi superflui e assicurati che ogni diapositiva sostenga un concetto chiaro.
Qual è la dimensione dei caratteri più indicata per le diapositive di PowerPoint?
Non esiste una dimensione perfetta in assoluto, ma il testo delle diapositive dovrebbe essere facilmente leggibile anche da lontano. Evitate di utilizzare caratteri troppo piccoli per il corpo del testo. Se dovete ridurre le dimensioni del testo per adattarlo allo spazio disponibile, semplificate la diapositiva.
Quanti colori dovrei usare in una presentazione PowerPoint?
La maggior parte delle presentazioni risulta efficace se si utilizza una palette di colori ridotta: un colore di sfondo, un colore per il testo principale, uno o due colori di risalto e alcuni toni neutri.
È consigliabile utilizzare le animazioni in PowerPoint?
Sì, ma solo quando aiutano il pubblico a seguire il contenuto. Le semplici animazioni di rivelazione possono essere utili. Le animazioni eccessivamente decorative, invece, di solito distraggono dal messaggio.
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