Michael Anderson
Az egykori újságíróból technológiai író lett, és szenvedélye az, hogy segítsen a szakembereknek a mesterséges intelligencia révén növelni a termelékenységet.
Bevezetés
Legyünk őszinték: a legtöbb céges prezentáció egy kínszenvedés. Valószínűleg végigültél már olyat, ahol a diák szövegfalként hemzsegtek, az előadó úgy beszélt, mint egy robot, és te azon tűnődtél, hogy mi értelme van az egésznek. Én is voltam már ilyen helyzetben – unatkozó közönségként és stresszes előadóként is, aki próbál mindenkit ébren tartani.
A jó hír? Nem kell tervezővarázslónak vagy előadónak lenned ahhoz, hogy eredményes diákat készíts. Miután évekig finomhangoltam a saját diákat, és figyeltem, mi működik (és mi bukik), öt praktikus trükkre szűkítettem le a fejleményeket, amelyekkel a vállalati diákat világossá, lebilincselővé és döntéstámogatóvá teheted. Semmi felesleges, semmi flancos szoftver – csak valami, ami működik.
Hagyd abba a találgatást – oldd meg a problémájukat!
Néhány évvel ezelőtt napokat töltöttem azzal, hogy tökéletesítsem egy diavetítést egy nagy ügyféltalálkozóra. Elegáns animációk, színkódolt diagramok, minden. A könyv felénél a vezérigazgató félbeszakított: „Meg tudná mondani, mikor takarítunk meg ezzel pénzt?” Összeszorult a szívem. Hiányzott az, ami nekik számított.
A megoldás egyszerű: kezdd a közönséged igényeivel. Mielőtt még megnyitnád a PowerPointot, kérdezd meg a kulcsfontosságú embereket: „Mi az az egy dolog, amit a végére tudni szeretnél?” Egy e-mail vagy egy gyors hívás csodákra képes. Ha vezetőknek tartasz előadást, akkor valószínűleg az időbeosztás vagy a megtérülés (ROI) érdekli őket. Ha marketingcsapatról van szó, akkor a kampány részleteire kíváncsiak. Ha ezt előre tudod, akkor nem kell olyan diákat készítened, amelyek senkit sem érdekelnek.
Egy gyors trükk: adj hozzá egy napirendi diát alcímekkel, amelyek kiemelik, hogy kinek szól az egyes szakaszok, például „Működés számára: Költségmegtakarítás” vagy „Vezetés számára: Következő lépések”. Ez azt mutatja, hogy átgondoltad a prioritásaikat. Ja, és hagyd el a vállalati divatszavakat. A „szinergikus hatékonyság kihasználása” helyett mondd azt, hogy „hogyan csökkenti ez a költségeket a 4. negyedévre”. A világos nyelvhasználat mindig nyer. Például, ha egy kiberbiztonsági tervet nem technológiai szakembereknek mutatsz be, hagyd ki a tűzfalakról szóló technikai részleteket. Koncentrálj arra, hogy „hogyan védi ez az ügyféladatokat és hogyan kerüli el a rossz sajtót”.
A 10 másodperces szabály: Tedd a diákat átfuthatóvá
A diáid nem a forgatókönyved, hanem egy hirdetőtábla. Ha valaki nem tudja megérteni a fő gondolatot 10 másodperc alatt, akkor már elszabadult. Ezt a nehezebbik úton tanultam meg, amikor egy kollégám bevallotta, hogy abbahagyta a diáim olvasását, mert a szöveg „túl sok” volt. Ajjaj.
Így teheted a diákat olvashatóvá. Először is, vágd ki a bekezdéseket. Cseréld le őket rövid, ütős címsorokkal – legfeljebb hat szóból álljanak. A „Fejlesztések az alkalmazottak képzési folyamataiban” helyett próbáld ki a „23% Gyorsabb bevezetés = Boldogabb csapatok” című szöveget. Ez közvetlen és megragad az emberek fejében. Másodszor, írd nagyra a szöveget. Használj legalább 30 pontos betűméretet. Ha kinyomtatod a diát, és a szavak aprónak tűnnek, olvashatatlanok lesznek a képernyőn. Hidd el, senki sem fog hunyorogni, hogy elolvassa az apró betűs részt.
Vizuális elemek terén hagyd ki a giccses clipartokat. Használj valódi dolgokat: egy képernyőképet a termékedről működés közben, egy egyszerű feliratozott táblázatot, vagy egy vastag fotót, ami kapcsolódik a mondanivalódhoz. És kérlek, tegyétek félre a 90-es évekbeli 3D kördiagramokat. Egy letisztult vízszintes oszlopdiagram könnyebben olvasható – tanulmányok kimutatták, hogy az agyunk gyorsabban dolgozza fel őket. Tartsd egyszerűnek, és a közönséged hálás lesz érte.
GPS-szerű szerkezet: Senki sem szeret eltévedni
Volt már olyan, hogy egy prezentáció alatt azon tűnődtél, hogy „Várjunk csak, miről is van szó?”. Egy jól összeállított diavetítés GPS-ként működik, és a közönséget a helyes úton tartja. Ha nincs rendszerezve, még a legjobb ötletek is kudarcba fulladhatnak.
Íme egy bolondbiztos folyamat: kezdjük a problémával, majd osszuk meg a megoldásunkat, támasztsuk alá bizonyítékokkal, és a következő lépésekkel zárjuk. Tegyük fel például, hogy egy tervet mutatunk be az ügyfélszolgálati problémák megoldására. A diáink így nézhetnek ki: Probléma: „A várakozási időink 50%-tel haladják meg az iparági átlagot.” Megoldás: „Egy chatbot 80% rutinkérdést kezel.” Bizonyítás: „A béta teszt 22%-tel csökkentette a panaszokat.” Következő lépések: „Jóváhagyjuk a költségvetést péntekig a júliusi induláshoz.” Logikus, és mindenkit a helyes úton tartunk.
A még gördülékenyebb munka érdekében helyezz el egy apró folyamatjelző sávot minden dia alján (például „4. dia a 12-ből”). Ez diszkrét, de megnyugtatja a nyugtalan közönséget, hogy haladsz előre. Emellett ügyelj arra, hogy a diatervek egységesek legyenek – ugyanazok a betűtípusok, színek és elrendezések. Ez professzionális megjelenést kölcsönöz az embereknek, és segít az üzenetedre koncentrálni, ne a véletlenszerű tervezési változtatásokra.
Az adatoknak szívverésre van szükségük (Igen, még a vállalatoknál is)
A számok önmagukban is ijesztőek. Egyszer mutattam egy diát egy értékesítési statisztikákat tartalmazó táblázattal, és lenyűgözőnek találtam. A terem fele az e-mailjeit nézegette. Az adatoknak kontextusra van szükségük ahhoz, hogy számítsanak, és a történetek a legjobb módjai ennek.
Próbálj meg egy diát egy valós ügyfélidézettel kezdeni, például: „45 percet vártam, hogy visszaállíthassam a jelszavamat.” Ez könnyen megérthető, és rávilágít arra, miért fontos a megoldásod. Vagy tedd emberibbé a statisztikákat azáltal, hogy valami ismerőshöz hasonlítod őket. Ahelyett, hogy azt mondanád: „A termelési késésünk 12 000 óra”, mondd: „Ez olyan, mint 12 000 Netflix-kimaradás”. Ez nehezebben találja el a találatot. Egy másik trükk: használj előtte-utána vizuális ábrákat. Mutasd be egy rendetlen raktár osztott képernyőjét egy rendezett raktárral szemben az új rendszer után. Ez azonnali bizonyíték arra, hogy az ötleted működik.
Íme egy személyes tipp: ossz meg egy gyors kudarctörténetet. Valami olyasmi, hogy „Tavaly erőltettem az X-et, és megbukott – íme, miért”, sokkal gyorsabban építi a bizalmat, mint a hibátlan viselkedés. Az emberek az őszinteséggel teremtenek kapcsolatot, még egy tárgyalóteremben is.
Úgy gyakorolj, mintha egy bekiabálásra készülnél
Lehetnek a világ legjobb diái, de ha elakadsz a szavaidban, vagy összevissza beszélsz, senki sem veszi el. Régen azt hittem, hogy el tudom képzelni – egészen addig, amíg egy prezentációban kihagytam a mondatot, és öt percet töltöttem azzal, hogy visszaolvastam. Soha többé.
A gyakorlás nem azt jelenti, hogy bemagolod a szöveget. Azt jelenti, hogy ismered a saját folyásodat, hogy természetesen szólj. Egy furcsa, de hatásos trükk: magyarázd el a diáidat a háziállatodnak vagy egy gyereknek. Ha egy kutyának vagy egy 10 évesnek is érthetően tudod elmagyarázni, akkor eltaláltad a helyes értelmezést. Ezenkívül időzítsd az átmeneteket. Ha két percet töltesz az 1. diával, de 30 másodpercet a 2. diával, akkor a tempód eltolódik, és elveszíted az embereket.
Végül teszteld a technikádat. A laptopodon jól mutató betűtípusok pixeles rendetlenséggé válhatnak a kivetítőn. Ha lehetséges, kattints végig minden dián a tényleges prezentációs képernyőn, és ellenőrizd kétszer is, hogy az animációk vagy videók akadozva játszódnak-e le. Egy gyors átfutás megkímél az utolsó pillanatban bekövetkező pániktól.
Következtetés
A nagyszerű prezentációk nem a hivalkodó dizájnról vagy az órákig tartó plusz munkáról szólnak. A lényeg a világos megjelenítés, a közönség megértése és egy olyan üzenet közvetítése, amely megragadja a közönséget. Nem kell ma újraalkotnod az egész megközelítésedet – elég, ha kiválasztasz egyet vagy kettőt ezek közül a trükkök közül. Talán adj hozzá egy hat szavas címsort néhány diához. Vagy illessz be egy „miért fontos ez” megjegyzést a beszédtémákba. Ha merésznek érzed magad, kezdd a következő előadásodat egy ügyféltörténettel egy adattábla helyett.
GYIK: Vállalati diavetítési kérdései, megválaszolva
K: Mi van, ha az adataim túl összetettek ahhoz, hogy egy 6 szavas címsorba egyszerűsítsem őket? V: Először a „na és?” kérdéssel kezdj. Példa: Rossz: „Negyedéves értékesítési mutatók elemzése” Jobb: „Miért csökkentek a 3. negyedévi eladások 18%-ben (és hogyan javítottuk)” Ha Ön kell Ha sűrű adatokat tartalmaz, adjon hozzá egy öntapadós cetli stílusú megjegyzésmezőt a legfontosabb tanulsággal: „TL;DR: Új árképzési modell = +$2M bevétel.”
K: Hogyan tehetem a történeteket professzionális hatásúvá vállalati környezetben? V: Rögzítsd őket az eredményekhez. Egy homályos anekdota helyett próbáld ki: „Tavaly egy ügyfél azt mondta nekünk: »A szoftverük összeomlott a főszezonban.« Ez a visszajelzés vezetett az új automatikus mentési funkciónkhoz – amelyre most már 94% bétatesztelő támaszkodik.” Ragaszkodj azokhoz a történetekhez, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a közönségedet érdeklő eredményekhez.
K: Nem vagyok tervező. Milyen ingyenes eszközökkel tehetem a diáimat elegánsabbá? A: Lopd el ezeket:
-
Autoppt（Az Autoppt egy hatékony, mesterséges intelligencián alapuló prezentációkészítő eszköz gazdag sablonokkal. Egyetlen perc alatt képes létrehozni egy teljes és vizuálisan vonzó, 20-30 oldalas prezentációt. Azzal, hogy egyetlen kattintással lecserélheti a sablonokat, az Autoppt órákig tartó diakészítési munkát takarít meg, így prezentációi lebilincselőbbek lesznek.)
K: Mi van, ha pánikba esek és elfelejtem a begyakorolt szövegemet? V: Támaszd a fejedre diák. Ha a diáid követik a 10 másodperces szabályt, akkor puskalapként fognak működni. Látsz egy olyan címsort, mint például: „A chatbot csökkenti a várakozási időt 80%”? Csak mondd azt: „Ez a szám hatalmas – hadd mutassam meg…” hogyan „Eljutottunk ide.” A közönséget jobban érdekli az önbizalmad, mint a tökéletes fogalmazás.
K: Hogyan kezeljem a technikai részleteket anélkül, hogy unalmasak lennének a laikusok? V: Használd a „Függelék Hack”-et. A részletes specifikációkat a végére, a tartalék diákra írd. Mondd el előre: „Részletes technikai diákat is mellékeltem az érdeklődők számára – szívesen megosztom őket a megbeszélés után, vagy ha hasznosnak találod, most mélyebben is kifejtem.” A legtöbben később a PDF formátumot választják.
K: A cégemnek egy márkás sablont kell használnia rengeteg szöveggel. Segítség! V: Dolgozd ki a margókat. Tartsd meg a sablont, de:
-
Bekezdések cseréje erre: félkövér egymondatos állítások
-
Vizuális elemek hozzáadása az „üres területhez” (pl. egy folyamatjelző sáv, egy emoji méretű ikon 🚀)
-
Használat piros dobozok vagy nyilakat a kulcsszámok kiemeléséhez
Készítsen gondtalan prezentációkat a segítségével AutoPPT . Alakítsa ötleteit gyorsan diákká – miközben megőrzi őket 100% a tiéd!
Körülbelül AutoPPT: Könnyen használható AI-eszköz diákok és szakemberek számára. Szerkeszthető generálás diák, testreszabhatja a terveket, és a fontosra összpontosítson – az egyedi ötleteire.
Autoppt: Készítsen prezentációkat 1 perc alatt!
Kezdje el az ingyenes útvonalat most